Vad är det bästa sättet att skriva ett professionellt brev - med ett brev eller ett mail? En är verkligen inte bättre än den andra. I vissa fall är det meningsfullt att kommunicera via e-post och ibland kan du behöva skicka ett traditionellt skrivet, skrivet och undertecknat brev. Oavsett vad du väljer är det viktigt att följa de bästa professionella brev- och e-postskrivnings- och formatriktlinjerna.
Den typ av meddelande du väljer beror på vem du kommunicerar med och syftet med din korrespondens. E-post är snabbare och enklare, men vissa e-postmeddelanden öppnas aldrig och, beroende på vem du skriver till och varför du skriver, kan du bli skyldig att skicka ett skrivet och skrivet brev eller till och med ladda upp det online.
Professionella riktlinjer för brev och e-post
Alla välskrivna brev innehåller flera avsnitt. Den information du innehåller i varje avsnitt och det övergripande formatet beror på om du skickar ett skrivet brev eller ett e-postmeddelande.
Följande är en riktlinje för att skriva bokstäver och e-postmeddelanden, inklusive hur man skriver, formaterar och korrekturläser dina bokstäver, med exempel på olika typer av företagsbokstäver.
Vad ska inkluderas i ett brev eller e-post
Det är viktigt att du känner till de olika delarna av ett brev och vad som ska listas i var och en. Du behöver också veta hur man adresserar och undertecknar både typad och e-postkommunikation.
Delar av en bokstav
- Kontakt information
- Hälsning (hälsning)
- Letter of Body
- Stängning
- Signatur
Kontakt information
Det sätt på vilket du tar med din kontaktinformation kommer att vara annorlunda baserat på hur du skickar ditt brev. I ett e-postmeddelande kommer din kontaktinformation att vara i slutet av meddelandet, medan du i ett skriftligt brev står högst upp på sidan. Här är vad som ska inkluderas i din kontaktinformation, plus prov för både bokstäver och e-postmeddelanden.
Hälsning
Hälsningen är hälsningsavsnittet i ditt brev med något som "Kära herr Peterson" eller "Till vem det kan vara." Här är en lista med exempel på brevhälsningar som fungerar bra för professionell korrespondens.
Letter of Body
Kroppen i ditt brev kommer att innehålla flera stycken. Första stycket ska innehålla en introduktion och en kort förklaring av din anledning till att skriva. Andra stycket (och några följande punkter) borde förklara dina skäl för att skriva vidare. Det sista stycket ska antingen begära åtgärd från läsaren, om du begär något, eller ange hur du ska följa upp. Var noga med att göra syftet med ditt brev tydligt. Läsaren behöver veta vad du ber om och hur de kan hjälpa dig.
Eller, om du erbjuder tjänster eller hjälp, se till att det är klart vad du kan ge.
Stängning
Ett brev är stängt med en term som "Vänliga hälsningar" eller "Med vänliga hälsningar" följt av ett kommatecken, då din signatur om du skickar ett skrivet brev. Om du skickar ett e-postmeddelande, skriv bara ditt namn efter stängningen. Här är en lista över exemplar som stänger bokstäver som är lämpliga för företags- och sysselsättningsrelaterad korrespondens.
Signatur
Den slutliga handen till ditt brev är din signatur, som i ett e-postmeddelande kommer att innehålla din kontaktinformation. Så här skriver du ett brev och hur du konfigurerar och signerar e-post.
Hur man adresserar ett brev
Det är viktigt att ta itu med den person du skriver till formellt, såvida du inte känner dem väldigt bra. Så här adresserar du ett brev, inklusive generisk information som du kan använda om du inte har någon kontaktperson hos företaget.
Formatera din korrespondens
Nu när du har all information som du behöver inkludera i ditt meddelande, granska det standardformat som ska användas för bokstäver och e-postmeddelanden:
- Brevformat
- E-postmeddelandeformat
Brevskrivningsriktlinjer
Nästa steg är att polera upp ditt brev. Det ska finnas gott om plats mellan stycken och toppen och botten på sidan. Du vill också välja en läsbar, professionell stil och storlek på teckensnitt. Vad du säger beror på anledningen till att du skriver, så var noga med att skräddarsy ditt brev så att det passar din personliga och professionella situation. Här är stegvisa guider för att skriva en mängd olika typer av bokstäver, inklusive sidmarginaler, teckensnitt, mellanslag och detaljer om vad som ska inkluderas, tillsammans med exempel på varje:
- Hur man skriver ett företagsbrev
- Hur man skriver en omslagstavla
- Så här skriver du en ansökningsbrev
- Hur man skriver ett referensbrev
- Hur man skriver ett uppsägningsbrev
- Hur man skriver ett tackbrev
- LinkedIn Meddelande och Inbjudan Guidelines
- Professionella meddelanden om riktlinjer för e-post
Exempel och Mallar
Att använda en mall är ett bra sätt att starta ditt eget brev eller e-postmeddelande eftersom du börjar med det grundläggande formatet på plats. Fyll i din information i lämplig del av brevet.
Titta på exempel är också bra för att du får idéer för vad du ska säga i din egen korrespondens.
- Brevprover: Granska dessa skriftliga brevprover, inklusive företagsbokstäver, försäkringsbrev, intervju tack brev, uppföljningsbokstäver, godkännande av anställningar och avslagsbrev, uppsägningsbrev, uppskattningsbrev, företagsbokstäver och fler brevprover och mallar.
- Exempel på e-postmeddelanden : Dessa e-postexemplar inkluderar exempel på sysselsättning, jobbsökning och företagsemail, plus e-postmallar, formaterade meddelandeexempel och ämnesrad, plus hälsningar och signaturexempel.
Proofread och stavningskontroll
Slutligen, innan du skriver ut eller laddar upp ditt brev eller skickar ditt e-postmeddelande, stavningskontroll, grammatikkontroll och korrekturläsning. Ett tips för att se till att det inte finns några fel är att läsa det högt. Du kanske märker misstag du missade genom att bara läsa.