Syftet med att skapa lag är att skapa ett ramverk som ökar medarbetarnas möjligheter att delta i planering, problemlösning och beslutsfattande för att bättre kunna betjäna kunder. Ökat deltagande främjar:
- en bättre förståelse för beslut,
- mer stöd till och deltagande i genomförandeplaner,
- ökat bidrag till problemlösning och beslutsfattande,
- mer ägande av beslut, processer och förändringar, och
- mer förmåga och vilja att delta i prestationsbedömning och förbättring.
För att lag ska uppfylla sin avsedda roll för att förbättra organisatorisk effektivitet är det viktigt att lag utvecklas till arbetsenheter som är inriktade på deras mål, uppdrag eller skäl för befintliga.
Många gånger när du anställs eller marknadsförs i en ledarroll, är laget redan där. Du måste anpassa dina idéer och planera att passa kunskap, färdigheter och förmågor hos det befintliga laget.
Men ibland får du skapa ditt eget lag. Det kan hända på speciella projekt när du drar personer från olika avdelningar, eller när du skapar en ny avdelning.
Om du befinner dig i en situation där du får skapa ett lag från början, eller om du vill lägga till ett antal anställda i en befintlig grupp, kan du skapa det bästa laget.
6 steg i att sätta ett arbetslag tillsammans runt syftet
Identifiera klart uppgiften till hands
Om din uppgift är nebulous, har du svårt att veta vilka färdigheter du behöver hitta.
Du är sannolikt frestad att hoppa direkt i och anställa människor med de allmänna färdigheterna som passar din övergripande avdelning. (Jag behöver marknadsförare. Jag behöver kreativa människor.)
Men för att parafrasera ett ordspråket, hyra i skynda, ångra sig på fritiden. Om du börjar med fel människor, kommer du ångra det. För att veta vem du behöver identifierar du tydligt uppgiften eller målen som ditt lag behöver göra.
Identifiera de färdigheter som behövs
Du måste identifiera de mjuka färdigheterna samt de hårda färdigheter du behöver. Kommer arbetstagaren att kommunicera resultat och utvecklas till ledande befattningshavare? Finns det färdigheter du behöver som inte kommer att bli uppenbara utan hård tanke? Till exempel, om du sätter ihop ett team för att implementera ett nytt mjukvarusystem, behöver du självklart programmerare.
Men du behöver också en person som kan prata med slutanvändarna för att få en klar förståelse för sina sanna behov. Du behöver en tränare som förstår den tekniska sidan av det nya mjukvaran och kan förklara det för non-techy människor.
Om du vet att du behöver supersinniga och oberoende arbetare, vet du att du också behöver en person som kan föra dessa oberoende arbetstagare tillsammans. Självklart gör du det. (Det är i allmänhet chefen eller gruppledarens jobb, men att veta dina egna begränsningar är avgörande för att bygga framgång.)
Identifiera folket
Om du vill bygga ett internt lag har du fördelar och nackdelar. Fördelarna är att du redan känner till de personer du väljer från. Du känner till deras styrkor och deras svagheter. Du vet vem som är bra på tekniskt arbete. Du vet vem som är kreativ. Du vet vem som är whiny.
Du vet vem som kan sälja isbitar i en snöstorm.
Nackdelarna är att du måste dra laget från din befintliga personal, så du kan inte lösa några svagheter som redan finns i dina potentiella lagmedlemmar. Du måste hantera politiken att dra någon från en annan grupps personal. Du kan inte ignorera det faktum att du kan skada relationer om du stjäl för många av de bästa personerna från andra avdelningar.
Dessutom kanske du vet att John är den bästa möjliga personen, men John har inget intresse av att vara på ditt lag, eller Johns manager kommer inte att låta honom gå med. Det kan hända att du samlar ett internt team som är super frustrerande.
Om du behöver hyra utifrån, måste du tänka länge och svårt om budgetar. Ibland är du frestad att kasta alla dina pengar till att hyra superstjärnan, men då måste du anställa personer på inträdesnivå för alla andra positioner.
De kanske inte balansera din superstar.
Andra gånger kanske du tror att den bästa vägen är att anställa billig hjälp och få så många som möjligt för de minsta lönerna. Det fungerar inte heller.
Medan du måste arbeta inom din budget, kanske du vill anställa en superstjärna, eller du kan behöva en hel massa arbetare bin. Ge vem du anställer noggrant övervägande.
Hyra i rätt ordning
Hyr inte administrativ assistent först. Du kanske tror, "Okej, jag kommer att få det här ur vägen." Men adminens jobb är att hjälpa resten av laget och stödja dem. Om du anställer den här personen först måste du hitta ytterligare personer med vilka hon kan arbeta, istället för tvärtom.
Börja med din mest ledande person, eller den person du vill leda laget, och arbeta ner genom resten av gruppmedlemmarna från denna hyra. Du vill ha din mest ledande person för att hjälpa dig med den extra hyra - antingen internt eller externt.
Öva ärlighet i din anställning
Lita inte bara på förtjänsterna i detta lag. Du måste ange utmaningarna ärligt för potentiella medarbetare. "Vi ska implementera ett nytt mjukvarusystem. Du kommer att arbeta hårt och lägga på långa timmar. Vi upplever uppbackning från ledande befattningshavare, och jag kommer att kämpa för laget, men det blir svårt. "
På så sätt får du anställda som vet vad de ska förvänta sig. Ljug inte och säg lagets uppgift är en säng av rosor, om du inte tror att det är hur lagets arbete kommer att spela ut. Du kommer att förlora dina bästa lagmedlemmar som kommer att känna som om du lurade dem.
Kom ihåg att hantera
När du väl har fått ditt lag, måste du köra det. Stort lag går sällan bra utan en bra ledare. Det är ditt jobb. Se till att du arbetar för att göra laget sammanhängande och hårt arbetande. Fråga inte mer av dem än du frågar dig själv.
Om du hanterar lagledaren gäller samma sak. Du måste checka in på ett planerat schema för att säkerställa att laget hålls på rätt spår. Om det inte är, arbeta med gruppledaren för att omgruppera och gå vidare.
Om du försiktigt närmar dig att sätta ett lag tillsammans med dessa sex steg, har du ett bra lag och ett framgångsrikt projekt. Din organisation kommer att lära av deras framgång, och du kommer att stärka dina andra arbetsgrupper i hela organisationen. Det är resultatet du söker när du sätter upp framgångsrika team.