Dokumentöversyn är ofta det mest arbetsintensiva och dyra skedet i processprocessen, e-discovery processen och EDRM. Under denna fas granskas och analyseras varje databas i en samling för att avgöra vilka dokument som måste hållas kvar från produktion till motstående rådgivare.
Ofta är dokumentgranskare advokater som förstår de rättsliga och faktiska frågorna i rättegångarna och kan göra den nödvändiga domen kallar privilegium och lyhördhet. För att minimera kostnader används ofta lag av kontraktsadvokater och / eller advokater.
Översynsprocessen består ofta av flera steg. Juridiken kan göra en första granskning för att analysera dokument för relevans och kod eller markera dem för ett relevant ämne. Rättstjänsten stödpersonal ladda sedan kodade data till en sökbar databas som gör det möjligt för tvister att enkelt hitta viktiga dokument vid varje fas i rättegångsprocessen.
Efter att informationen har behandlats gör laggruppen en andra, mer detaljerad granskning för att avgöra vilka dokument som ska hållas kvar från produktionen. Dokument kan hållas kvar av flera skäl, inklusive:
- Relevans - Är informationen relevant för frågorna i ärendet? Om det är irrelevant för fakta och problem med kravet, rättegången eller utredningen behöver den inte framställas till motparter.
- Responsiveness - Är informationen mottaglig för de motstående parternas upptäcktsförfrågningar eller undersökningsansökningar från tillsynsmyndigheter? Om så är fallet, vilken begäran om produktion är informationen mottaglig? Dokumentrecensenter kan också märka "heta" dokument - de som innehåller viktig information till fallet och är särskilt mottagliga - under dokumentgranskningsfasen.
- Privilege - Är informationen föremål för advokat-klient privilegium, advokatarbete produktläran och / eller några sekretessregler och sekretesslagar? Om så är fallet hålls det också tillbaka från produktionen.
- Sekretess - Om dokumentet är konfidentiellt, måste det uteslutas från produktionen. Till exempel, om ett dokument diskuterar en affärshemlighet - som receptet på en godisproducents signaturchokladkaka - är laggruppen inte skyldig att överlåta det till motstående parter. Dokumentrevisoren analyserar dokumentet för att avgöra om det innehåller konfidentiell information. Om det gör det kommer granskaren att avgöra huruvida vissa delar av det dokumentet ska redigeras för att skydda kundens konfidentiella arbetsprodukt eller om dokumentet helt och hållet ska undantas från produktionen.
Som en del av dokumentgranskningsprocessen kan granskningsgruppen identifiera handlingar som helt eller delvis ska redigeras eller markeras som konfidentiella för att skydda innehållet i dessa handlingar från avslöjande. Teamet kan också förbereda privilegier och / eller redaktionsloggar för att spåra sådan information.
Förutom granskning av relevans, respons, privilegium och sekretess kan granskningsgruppen också analysera informationen för att relatera nyckelhandlingar till påstådda fakta eller viktiga juridiska problem i fallet. Dokumentrecensenter kan också försöka relatera nyckelhandlingar till nyckelaktörer som kan vittna om dokumenten eller identifiera annan subjektiv information. På grundval av granskningen och analysen av dokumenten i samlingen kan laggruppen börja förstå de faktiska frågorna i ett ärende, formulera juridiska teorier och identifiera viktiga vittnen som ska deponeras eller kallas för rättegång.
Genom att kasta, sökordsökning, första gången och andra tekniker för att begränsa datamängden, utgör de dokument som slutligen granskats av lagslaget vanligtvis bara en liten del av den ursprungliga samlingen. För att ytterligare minska kostnaderna, växer ett växande antal teknologier som automatiserar granskningsprocessen på marknaden.