Skapa ett projekt riskregister som alla enkelt kan använda
Hur ofta har du sett ett riskregister languish i arkiveringssystemet? De är skapade i början av ett projekt då de är glömda och blir snabbt omoderna.
Vi vet alla att god riskhantering kräver att man regelbundet identifierar nya risker, samt att granska befintliga risker och planeringsbekämpande aktiviteter. Så hur kan vi göra det mer sannolikt att hända?
Bra Risk Register Design
Ett sätt att uppmuntra deltagande i riskhantering är med bra riskregisterdesign. Ett väl utformat register kommer snabbt att kommunicera den totala risknivån i projektet till dig och andra projektteammedlemmar.
Det ska låta användarna enkelt få tillgång till mer detaljer om enskilda risker när det behövs. Detta ska i sin tur stimulera alla att tänka när det gäller risker som spottar nya när de uppstår och övervakar och vidtar åtgärder för att mildra befintliga risker.
Inkludera de rätta fälten
Som ett minimum bör ditt riskregister innehålla:
- En unik identifierare för varje risk
- En beskrivning av risken, inklusive orsaken, riskhändelsen och effekten, som "På grund av kraftigt regn finns det ett hot om fältflödet som skulle förstöra grödan."
- Riskhanteringsåtgärder
- Riskägare
Ytterligare åtgärder
Du kanske vill inkludera kvantitativa mått på sannolikhet, påverkan och övergripande risk samt restvärden som följd av minskning av riskfyllda projekt.
Numeriska och fält som beräknas automatiskt kan vara till hjälp om du använder en riskbedömningsteknik som Monte Carlo-metoden eller det förväntade monetära värdet. Andra användbara fält inkluderar nyckeldatum, riskkategori, riskrespons kategori, närhet, minskning kostnader och status.
Det finns ingen gräns för antalet fält som du kan inkludera, men endast nyckelfält ska visas i listvy över alla risker. Annars kan listvisningen bli översvämd med för mycket detaljer. Ideellt sett tittar tittarna igenom i detaljvyen som visar alla fält för den specifika risken när de klickar på riskangivelsen i listvisningen.
Ett annat alternativ
Du kanske vill skapa en riskregisterdatabas för varje projekt så att du inte är begränsad till en standard uppsättning fält. Även om ett kalkylblad kan hjälpa dig att spåra dina projekt, särskilt mindre projekt, kan en faktisk databas vara bättre, till exempel de som du kan skapa i Kahootz eller Podio. De gör det enklare att lägga till dokument och stora mängder text vid behov.
Trafikljus
Det är svårt att slå trafikljussystemet för visuell påverkan. Användare känner intuitivt att rött betyder hög risk, det bärnsten betyder medelrisk och den gröna är lågrisk. Detta ger snabba visuella signaler till läsare för att hjälpa deras förståelse.
Säkerhetsfunktioner
Du kanske vill uppmuntra deltagande genom att låta alla medlemmar i projektgruppen och kanske några intressenter se riskregistret. Du bör dock ange användarrättigheter för ditt register, så det är bara vissa projektroller, som Projektledare, Projektstöd eller Riskägare, som kan redigera det. Du kan skapa ett revisionsspår av vem som ändrat vad och när.
Sammanfattning Riskprofil
Seniorprojektledamöter och intressenter som projektstyrelsen och företagsledningen / programhanteringen kanske inte har tid att smälta listvisningen över varje risk. För dem ger en sammanfattande riskprofil en kort bild av den aggregerade risken som presenteras av projektet. Det illustrerar antalet risker vid varje sannolikhet och påverkanivå.
Det handlar om kommunikation
Kom ihåg att det handlar inte bara om att lista risker och avhjälpande åtgärder när du utformar ett projektriskregister. Syftet är att kommunicera och engagera dina kollegor i riskhantering. Din design ska återspegla detta syfte med olika åsikter för olika publikgrupper. Ett väl utformat riskregister kan förbättra riskhanteringen i ditt projekt på detta sätt.