Uppföljningsplanering är kritisk för att säkerställa långsiktig framgång för en organisation. En "successionsplan" betyder vanligtvis en av tre saker:
- Ett begrepp, idé, förutsägelse eller hopp med ingenting som faktiskt dokumenterats. " VD, vem är 63, sa att han kommer att gå i pension om två år. En av dessa dagar måste vi göra en följdplan. "
- En omfattande uppsättning dokument, som ofta används i formell styrelse eller ledande möten med ledande befattningar, som inkluderar ersättningsdiagram för nyckelpositioner, positionsprofiler, prestanda och potentiella nät, utvecklingsplaner, verkställande profiler, kompetensmodeller, företag och talangsstrategi. andra olika dokument. Medan smarta företag har gjort sitt bästa för att effektivisera dessa dokument till de väsentliga få, hänvisar många företag fortfarande till den här tio pundstapeln av dokument som "boken". "Vi måste förbereda vår årliga successionsplan för det kommande styrelsemötet. Bättre beställa ett nytt pappersark. "
- En lista över namn som kan ersätta en nyckelposition i en organisation. De kallas ofta "ersättningsdiagram". "Nyckelpositioner" är vanligtvis "C" -nivåer, dvs VD, CFO, COO; typer av positioner där ett företag kunde vara sårbart om den befintliga skulle vinna lotteriet eller drabbas av en buss.
Uppdragsplan
Uppdragsplaner är konfidentiella dokument som vanligtvis endast sett av HR, styrelsen eller ledande befattningshavare med behov av att veta. De kan ingå och organiseras med sofistikerade mjukvarusystem, eller så enkelt som ett Word-dokument.
När jag genomför en successionsplaneringsprocess har jag funnit att det är bra att börja med ett exempel eller en mall och anpassa sedan den till position eller organisationens behov. Faktum är att när det gäller att förklara för cheferna hur man utför en följdplan ignorerar de några detaljerade verbala eller skriftliga instruktioner du ger dem och fyller bara intuitivt vad som helst du ger dem. Nitti procent av tiden, de får det ungefär rätt, och resten kommer att ringa dig med frågor.
När jag gjorde en Google-sökning efter "mallar i följdplaner", var det mesta jag hittade inte mycket användbart. Beviljas, en bra successionsplan bör vara mer än några namn som skrapar på baksidan av en servett, men i praktisk verklighet är det ofta allt du behöver för att fatta de flesta besluten.
Korrekta "dataelement"
Det spelar ingen roll om du utformar ett mjukvarusystem eller använder formulär, här är de "dataelement" som alltid ska inkluderas tillsammans med instruktioner:
- Position: Det här är den position du planerar att ersätta en dag - vanligtvis bara en handfull missionskritiska positioner, ofta "C-nivå".
- Incumbent: Den person som upptar positionen idag.
- Kandidater: Namn på individer som har potential att gå in i positionen. Det finns inget magiskt nummer, men typiskt ungefär tre. De är vanligtvis interna men kan också vara externa.
- Beredskapsbedömning för varje kandidat: En del indikator på hur redo kandidaten ska gå in i rollen, dvs "omedelbart inom ett till två år, inom två till fem år", eller en rating som "hög, medium och låg, "Eller" grön, gul och röd. "
Det handlar verkligen om det. Organisationer kommer ibland att innehålla bilder av den etablerade och kandidaterna och presentera dem på ett organisationsschema. Ett bra HR-mjukvarupaket kommer att göra det för dig. Visst, det finns andra fält du kan inkludera, men bara se till att informationen är absolut nödvändig. Detaljerna kan ingå i bilagorna. Till exempel kan ytterligare information om kandidaterna ingå i positionsprofiler och utvecklingsplaner.
Andra överväganden
- Topp tre utvecklingsbehov för varje kandidat
- Topp tre utvecklingsåtgärder för varje kandidat
- Demografisk information för varje kandidat, dvs. ålder, kön, EEO-kategori, plats, nuvarande position, lönemängd etc.
- Prestanda och potentiell betyg för varje kandidat, dvs "3A, " 1B "etc.
- Bedömningsinformation: Prestationsbedömningar, potentiella bedömningar, beteendevurderinger etc.
- Behållarrisk för befattningshavare och kandidater
- Flyttningsförmåga för kandidater eller vilja att flytta
Jag är säker på att det finns mer, men igen är mer inte alltid bättre. Jag är stor tro på KISS-metoden för successionsplanering. Som min vän Alex brukade berätta för mig, "bara för att vi kan samla in informationen betyder det inte att vi borde. "