Projektledningens område, precis som alla andra kompetensområden, har ett unikt vokabulär fyllt med akronymer och specialiserade termer. Tre väsentliga termer och begrepp du måste förstå är:
- Omfattning
- Risk
- antaganden
Denna artikel ger en översikt över dessa tre viktiga projekthanteringsvillkor och innehåller länkar och förslag till ytterligare läsning.
Omfattning
I projektledning är omfattningen gränser som definierar projektets omfattning. Omfattningen beskriver vad som ska levereras till kunden som ett resultat av projektinitiativet.
Förstå omfattningen gör det möjligt för projektledaren och projektgruppen att förstå vad som faller inom eller utanför projektets gränser. Om något är "inte i omfattning" är det inte inblandat i projektets planeringsarbete. Verksamheter som faller inom ramen för räckvidden uttalandet anses vara "omfattande" och redovisas i schema och budget. Om en verksamhet faller utanför gränserna anses den vara "out of scope" och planeras inte.
Oavsett om du är en projektledare eller en del av projektteamet, vill du överväga om något är i räckvidd eller utom räckhåll när du flyttar framåt. Tänk för exempel att en kund har bett dig att bygga en webbplats. När du skisserar omfattningen (eller fastställer gränserna) för projektet, anger du följande objekt som omfattning:
- Site design och wireframe diagrammering
- Upprättande av en testbädd
- Kodning till den godkända wireframe
- Grafisk utveckling för webbplatsens tema
- Testa och felsöka innan du gör webbplatsen offentlig
Under projektets gång ber kunden att inkludera en videoöversikt av företaget. Videon är inte specificerad i projektets omfattning och är därför utom räckhåll. Medan du kan vara glad att göra videobandningen mot en extra kostnad, kommer det att krävas en översyn av omfattningen och kostnads- och tidsberäkning för projektet.
I avsaknad av ett tydligt och överenskommet omfattningsdokument kan problemet med videon bli omstridt mellan ditt lag och kundens representanter. En tydlig räckvidd uttalande gjorde det möjligt för dig att defyta situationen och hantera en förändring på ett ordnat sätt.
Så hur bestämmer du vad som ligger inom eller utom räckhåll? Du vill först beskriva alla detaljer i det projekt du för närvarande känner till baserat på diskussioner med kunden eller projektägaren. Då vill du göra viktiga antaganden som kommer att driva vad som anses i eller utom räckhåll.
antaganden
Vid något tillfälle i ditt liv har du förmodligen fått veta, "Gör aldrig antaganden." Men att göra antaganden i projektledning är en daglig verksamhet. Förutsättningar hjälper dig att definiera räckvidd och risker och finjustera dina uppskattningar för tid och kostnad. Det är självklart viktigt att dokumentera och validera dina antaganden.
Tänk på något enkelt, till exempel att skapa en bok. Låt oss säga att din vän har en idé för en soffbordsbok och har bett dig att hantera projektet. Hans första förfrågan är för en budget så att han kan säkra finansiering. När du definierar omfattningen är det tydligt att din vän är osäker på många detaljer, inklusive sidantal, bildintegration, täckstil och vikten på det papper som ska användas för sidorna.
Eftersom alla dessa faktorer kommer att påverka kostnader och produktionskomplexitet måste du göra antaganden om specifikationerna och validera dessa antaganden som acceptabla eller oacceptabla för din vän. Efter ytterligare diskussion berättar din vän att han planerar att inkludera 50 bilder i boken. Du kan basera ditt antagande på de 50 bilderna eller, förutse att det här numret kommer att öka över tid, du kan anta att det kommer att ligga mellan 75-90 sidor med bilder.
Du kan se hur antaganden direkt påverkar schemat också. Tänk dig att du leder ett projekt på en park som innebär att bygga en svänguppsättning. När du skapar ditt projekt får du budgeten och tilldelade lagmedlemmar, varav en är ansvarig för material. När du skapar ditt schema frågar du den person som ansvarar för material när cementet kommer fram. Den här personen svarar att han inte är säker när cementet kommer fram, men att han tror att det kommer att vara mellan 1 juni och 10 juni.
När du bygger ditt räckvidd och schema antar du att cementet kommer fram senast den 10 juni. Detta exempel visar två fördelar för att göra antaganden.
Den första fördelen är att antagandet om att ta emot cement senast den 10 juni låter dig planera för aktiviteter som är beroende av cementet som anländer. Den andra fördelen är att den ger den ansvariga för material med en tidsfrist för att leverera cementet, vilket han sedan kan vidarebefordra till sin leverantör. Det har oavsiktligt satt upp en nyckelfrist för att projektet ska gå vidare.
Att göra antaganden fastställda riktmärken som ofta återges under projektet för att hjälpa projektgruppen att hålla sig inom räckvidd, i tid och inom budgeten. Men vad händer när antaganden är fel? Det är här risken kommer in i spel.
Risk
När du har byggt ditt räckvidd och identifierat de antaganden som ligger bakom räckvidd och uppskattningar, vill du börja utvärdera riskområden. Risken är densamma i projektledning som den är i den verkliga världen; Det är en risk eller en chans som kan skapa skador. (Obs! Projektledningsinstitutet och Project Management Body of Knowledge-PMBOK erbjuder detaljerade definitioner av risker och typer och identifierar ramarna för projektriskhantering.)
Alla projekt innehåller risk och om du är projektledare eller projektägare är det inte bara ditt ansvar att förutse risken men det är också ditt jobb att kommunicera den potentiella effekten av dessa risker för projektgruppen och förbereda sig för att mildra riskerna.
Risken kommer i olika grad. Ibland riskerar risken bara att projektet kommer att springa lite annorlunda eller ta en liten oväntad tur. I vissa fall kan risken leda till katastrofala resultat som gör ditt projekt på huvudet.
Låt oss använda lekplatsscenariot från ovanstående cementexempel. En av riskerna är att cementet inte kommer fram till det antagna datumet den 10 juni. Vilka är de potentiella effekterna av denna risk? Alla efterföljande aktiviteter som följer efter att cementet har hällts försenas till följd av detta problem.
Risker kan också vara positiva. Tänk på konsekvensen för projektet om cementen uppträder tidigare än förväntat. Även om detta verkar som ett positivt resultat, skapar det fortfarande ett problem för tidpunkten och sekvenseringen av alla andra steg i projektet.
Projektledare arbetar med sina projektgrupper för att brainstorma och identifiera potentiella risker. De tar processen ett steg längre och ser på riskens eventuella allvarlighetsgrad och sannolikheten för förekomst. Vidare identifierar de de personer som är bäst lämpade att identifiera när risken uppstår och de utvecklar överenskomna riskreduceringsplaner.
Många företag har detaljerade riskmallar som de har utvecklat över tid och erfarenhet av andra projekt. Vissa branscher har sammanställt riskprofiler som används som utgångspunkt för riskanalys. Många industrier utövar också mycket detaljerad statistisk analys för riskplanering.
Poängen
Villkoren: omfattning, antaganden och risker är alla viktiga i projektledningens värld. Använd denna artikel som utgångspunkt för att utforska dessa och andra viktiga projekthanteringsvillkor mer detaljerat.