Från anställning till avfyring är det många aspekter att hantera anställda. En som ofta förbises är att ta itu med en anställd som lämnar företaget. Anställda lämnar av olika anledningar: att gå tillbaka till skolan, att gå vidare till olika sysselsättningsmöjligheter, att resa, att resa familj, på grund av hälsofrågor eller av någon annan anledning.
Att ha en etablerad policy för att kommunicera med anställda som lämnar företaget hjälper dig att hantera en anställdes avresa på ett positivt och respektfullt sätt.
Avgångspolicyer
Beroende på företagets storlek kanske du vill överväga att skapa ett system eller en process för hantering av uppsägningsbrev. Att ha en uppsättning politik för uppsägningar kommer att se professionell och sätta både dig och arbetstagaren tillfredsställande.
För många företag är det enkelt att förklara övergångens steg för att skapa generiska lämnar informationspamfletter eller paket för anställda.
När en anställd officiellt avgår, kommer de att titta på dig för att diskutera nästa steg som krävs för att övergången ska bli smidig. Det är ditt ansvar att erbjuda professionella separationstjänster och förklara saker för arbetstagaren som uppsägningskrav, slutbetalning, fördelning av anställningsförmåner vid uppsägning och för att fastställa hans eller hennes senaste anställningsdatum.
Tips för att skriva ett brev som accepterar en avgång
Ett av de första stegen i en bra avgångspolicy är att erkänna att du accepterar en anställdes begäran att avgå.
Vanligtvis skickar arbetstagaren dig ett formellt uppsägningsbrev. Du ska då svara med ett formellt brev som accepterar avgången.
Här är några tips om att skriva en professionell, formell skrivelse som accepterar en anställds avgång:
- Använd företagsbrevformat. Eftersom detta är ett professionellt brev, bör du använda företagsbrevformat för ditt brev. I det övre vänstra hörnet av brevet ingår din kontaktinformation, datumet och medarbetarens kontaktuppgifter. Slut bokstaven med din handskriven signatur och ditt namn skrivet nedan.
- Acceptera avgången. Ditt brev ska informera den anställde som du har mottagit och accepterat hans eller hennes avgångsbrev, och det ska tydligt ange sin officiella arbetsdag med företaget.
- Express förståelse. Ditt svar bör indikera att du ångrar att du förlorar arbetstagaren, men du respekterar, förstår och uppskattar det hårda beslutet han eller hon har fått göra. Du kan också erbjuda att ge lite hjälp till arbetstagaren. Du kan till exempel erbjuda ett referensbrev för honom eller henne. Detta erbjudande är dock valfritt.
- Föra ett register. Skicka ett brev till arbetstagaren, och håll även en för medarbetarens fil. Du kan behålla brevet själv, annars skicka det till ditt personalkontor om du har en. Det gör det möjligt för dig att behålla en tydlig rekord när arbetstagaren lämnade företaget.
Exempel på brev som accepterar avgång
Följande är två exempel på bokstäver från en chef som accepterar en anställds avgång. Använd dessa exempel för att hjälpa dig skriva ditt eget brev.
Prov nr 1
Ditt namn
Titel
Adress
Stad, Stat, Zip
Datum
Anställd Namn
Adress
Stad, Stat, Zip
Kära förnamn,
Din avgång från din position har blivit accepterad, den 15 maj, 20XX som krävs.
Jag har ingen tvekan om att du kommer att fortsätta att utföra dina vanliga höga krav under din återstående tid hos företaget.
Det har varit ett nöje att jobba med dig, och jag önskar er allt bäst i framtiden. Om jag kan ge en referens, tveka inte att fråga.
Vänliga hälsningar,
Handskriven signatur
Typad signatur
Prov nr 2
Ditt namn
Titel
Adress
Stad, Stat, Zip
Datum
Anställd Namn
Adress
Stad, Stat, Zip
Kära Miles,
Det är med stor ånger att jag formellt bekräftar mottagandet av ditt uppsägningsmeddelande den 10 juni. Din uppsägning har godkänts och, på begäran, är din sista arbetsdag här hos JQB och Sons 30 juni.
Det har varit ett nöje att jobba med dig, och på teamets vägnar skulle jag vilja önska dig det allra bästa i alla dina framtida insatser. Inkluderat med detta brev finns ett informationspaket med detaljerad information om avgångsprocessen.
Om du har ytterligare frågor, tveka inte att kontakta kontoret. Tack igen för din positiva attityd och hårt arbete alla dessa år.
Med vänliga hälsningar,
Handskriven signatur
Typad signatur