Hur varje medlem bidrar
Den typ av projekt som professionella projektledare kör är vanligtvis storskaliga och komplicerade. De kräver inmatning av ett antal personer, inklusive dig som projektledare.
Inte alla är medvetna om varje roll och exakt vad de gör, så vi skisserar dem för dig här.
Projektets sponsor
Ofta i en stor organisation kommer en högnivåperson, eventuellt en senior chef eller regissör, att fungera som projektsponsor. Den här rollen kan ofta vara som arbetsförhållandet som en ordförande i ett företag skulle ta med en VD: den av kritisk vän / moraliskt stöd / nyckelkommunikator till en mängd olika publikgrupper (tar lämplig roll beroende på sammanhanget). Men rollen är något mer komplex än den här.
Projektsponsor är din förespråkare på högsta nivå och jobbar med dig närmare än någon annan i ledningsgruppen. De presenterar dina framsteg för ledningen och ansvarar för dig för att projektet ska lyckas eller annars.
De har en bredare bild av vad som händer över hela organisationen och kan se var projektet passar in i större bild. De kommer att kunna styra projektet för att uppnå sina mål som fastställs av ledningen och inom ramen för organisationens färdriktning. De kan göra arrangemang för ytterligare resurser att bli tillgängliga och öppna dörrar som kan vara stängda för dig som projektledare på grund av din relativa brist på anställning.
I huvudsak finns projektsponsor för att ta ägande av affärsmöjligheten eller behovet och ta fram det för att säkerställa att problemen behandlas och fördelarna realiseras samtidigt som man kan lösa frågor utanför projektledarens kontroll.
Projektledare (det är du)
Du är centrum för projektet. Du behöver veta vad målen är, där det passar i större bild samtidigt som du har ett handtag på mycket av detaljerna i varje steg.
Du är planerare (inklusive underhåll av Gantt-diagrammet), organisatören och implementatören och den som måste ha projektledningskunskap för att säkerställa allt, inklusive framgång, mäts och rapporteras exakt.
Du måste vara en objektiv domare av mycket av det som pågår, samtidigt som det ligger vid det subjektiva hjärtat av allt som händer.
Projekt Kund / Klient
Det här är den som ansvarar för att betala för arbetet. Det här är ofta laget som ansvarar för problemet eller möjligheten som projektet har blivit upprättat för att titta på. De är de människor som har mest att vinna med projektet, det är därför deras budget som står i fara.
leverantörer
När ditt projekt kräver nischfärdighetssatser, hittas de ofta utanför din organisations internpersonal. Material som krävs för ett projekt kommer ofta också från din organisation, oavsett om det är papperslager, asfalt eller flygfotograferingsdronor.
Dessa ytterligare färdigheter eller material kommer ofta att vara avgörande för projektets framgång. Att inte ha rätt professionell eller tegelsten som anländer för sent (eller tidigt) kan ha en negativ inverkan på projektets framgång.
Projektstyrelsen
Grupperna ovan utgör vanligtvis projektstyrelsen. Styrelsen har vanligtvis nyckelpersoner som kan ses för att representera de olika intressena i projektet. Dessa ses ofta i grupper som består av:
- Leverantörsgrupper (se ovan)
- Användargrupper (klienten, se ovan)
Styrelsen är ordinarie ledd av projektsponsor och är det forum där projektet drivs fram till en slutsats. Projektledaren är en del av denna grupp och använder den för att kommunicera med dessa viktiga intressenter, rapportera tillbaka och ta del av hur projektet ska utvecklas.
Projektkoordinator
Stora projekt kan också dra nytta av en projektkoordinator för att hjälpa till med administratören. Detta garanterar de vardagliga, men ändå viktiga, uppgifterna görs. Detta kan täcka protokoll av möten (det finns några tips för att skriva minuter här, fakturering eller orderbrevet.
Projektledare kan ibland frestas att bara göra dessa uppgifter själva, men de här uppgifterna är enkla, men varje kan vara avlopp i tid. Du ska hantera projektet, inte hantera administratören, det är en viktig kompetensuppsättning, men projektledare bör veta när man ska delegera.