Hantera förändringar på projekt

Håll projektet framåt

Projektledare spenderar mycket tid på att producera planer för vad laget ska göra. Sponsorer, intressenter och teamet spenderar sedan mycket tid på att förändra arbetsomfånget och hur arbetet ska ske. Denna artikel tittar på hur du kan hantera dessa ändringar (med en enkel förändringshanteringsprocess) och behålla din sanity. Åh, och behåll projektet framåt på samma gång.

Vi tittar också på några av de verktyg för förändringshantering som du kan använda och hur projektstyrning hanteras.

Innan vi ens pratar om processer eller verktyg vill jag diskutera era utsikter att förändras.

Acceptera förändringar händer

Ändringar kan ske när som helst i projektledningens livscykel.

Det enklaste sättet att göra hantering av förändringar på projekt mindre av huvudvärk är att veta att det kommer att hända och att planera för det.

Att ha strategier för att hantera förändringar innan de händer är det snabbaste sättet att få alla ombord med vad som kommer att vara annorlunda.

En definierad, strukturerad förändringshanteringsprocess är det bästa stället att börja. Det är din playbook för vad som ska hända om någon föreslår att projektet ska göra något annat än det som planeras och ett bra sätt att undvika projektfel.

Change Management Process

Förändringshanteringsprocessen ser så här ut:

• Ta emot information om ändringen
• Bedöm förändringen inklusive planering hur mycket arbete det kommer att bli
• Förbered en rekommendation om huruvida det är värt att gå vidare.
• Då får du ett beslut från projektsponsorn om huruvida du ska införliva ändringen eller inte.

Låt oss titta på var och en av dessa steg i sin tur.

Ta emot information om förändringen

Du får en förfrågan om att ändra projektet. Du kan få information på hundratals olika sätt: i ett möte, på e-post, i telefon, i korridoren när du rusar ut ur kontoret på kvällen. Helst får du informationen på ett formulär för ändringsförfrågan, men du borde veta att i verkliga livet tror många viktiga intressenter att det är projektledarens jobb att fylla i den här typen av pappersarbete. Och i ditt företag kan det vara.

Använd din projektändringsförfrågningsmall (mer om det på en minut) för att fånga alla detaljer i förfrågan, men informellt kommer de med dig. Kör sedan formuläret förbi initiativtagaren så att du vet att du har exakt reflekterat vad det är som de vill ha.

Kom ihåg att förändringar kanske också handlar om att ta sig ut. Anta inte alltid att förändringar kommer att relatera till att sätta in. Processen är densamma oavsett om du ökar eller minskar projektets omfattning.

Utför ändringsbedömning

Titta på förändringsförfrågan i detalj. Du ska utvärdera effekten på:

• Schema
• Dokumentation
• Arbetet har gjorts hittills och jobbar fortfarande
• Budget
• Kvalitetsåtgärder
• Omfattning
• Resurs tillgänglighet.

Till exempel kan en mjukvaruändring uppskattas till 5 dagar. Detta skulle inte bara lägga till 5 dagar i schemat eftersom det skulle driva ut en annan uppgift och flytta den i en tidsram där nyckelresursen är på semester. Den uppgiften skulle också behöva flyttas, så totalt sett skulle denna förändring lägga 8 dagar till schemat. Det skulle kosta $ 5k att göra, och de extra 8 dagarna driver oss till en annan månad med leverantörsavtalet, så det finns kostnader att överväga där också. Kvaliteten förblir densamma, men räckvidden ändras för att införliva den nya förändringen.

All relevant dokumentation behöver uppdateras, inklusive projektplanen och träningshandböckerna, som redan har startats.

Som du kan se kan en enkel 5-dagarsändring ha omfattande effekter. Det är viktigt att veta allt om dessa innan du bestämmer dig för om du ska göra ändringen eller inte, eftersom det kan hända att hela bilden kan ändra resultatet.

Förbered och presentera en rekommendation

Nu vet du den fulla effekten av förändringen du kan göra en rekommendation om huruvida det är värt att gå vidare med det.

I vissa fall kommer det inte att vara, eftersom den uppfattade förmånen blir mindre än kostnaden. I andra fall kan det finnas tillräcklig nytta där för att kompensera kostnaden för att göra det extra arbetet. I andra fall kan du upptäcka att förändringen kommer att ha en negativ inverkan på kostnaden, men det finns inget som du kan göra åt det eftersom det är en reglerings- eller överensstämmelseproblem eller för någon annan intern orsak som en organisatorisk omstrukturering.

Få beslutet

För små förändringar som faller inom din behörighetsgräns kan du fatta beslut om du vill acceptera ändringen eller inte själv (med rätt inmatning från laget). Något större bör godkännas av projektsponsor eller projektstyrelsen.

Kom ihåg att gå tillbaka och berätta för någon om deras förändring har blivit avvisad. Du vill undvika att irritera dina projektintressenter om du kan!

Ändra hanteringsverktyg

Det finns ett antal verktyg för förändringshantering som du kan använda för att göra denna process enklare och mer strömlinjeformad. Jag skulle rekommendera:

• En checklista eller processkarta som går igenom helt enkelt vad de måste göra för att göra en förändring i ditt projektområde.
• En formulär för ändringsformulär för malländring. Detta kan vara online via ett automatiserat arbetsflöde.

Låt oss titta på vad som går in i en begäran om projektändring nästa.

Vad går till en projektförändringsbegäran

Ansökningsformuläret för projektändring ska innehålla:

• Namnet på den person som begär ändringen ("begäran").
• En unik identifierare, som ett ändringsnummer (du kan lägga till det själv senare eftersom det är osannolikt att någon av de personer som höjer förfrågan och använder formuläret vet vad som ska sättas i den rutan).
• En beskrivning av den föreslagna förändringen, med så mycket detaljer som de klarar av.
• Kategorin av förändringen. Helst ska du prepopulera detta avsnitt så att de bara måste kryssa i rutan. Det här är ett bra ställe att notera om en förändring har att göra med reglering eller intern överensstämmelse som om det är (verkligen) då kan du kringgå en hel del planerings- och utvärderingssteg och helt enkelt ta itu med det.

• "Varför" av förändringen. Vad är motiveringen för att göra det? Varför vill sökanden ha det?
• Effekten av förändringen till olika delar av projektet inklusive tid, kostnad, kvalitet, omfattning. De kanske inte har alla detaljer så att du kanske måste arbeta med dem under förändringsbedömningssteget för att fylla i ämnena. De borde slutföra så mycket som möjligt. Det minsta du letar efter är att de kan bekräfta om det kommer att öka, minska eller ändra befintliga projektparametrar.

Nedan i formuläret för ändringsförfrågan finns några detaljer för dig att fylla i eftersom förändringen diskuteras ytterligare. Din mall bör också innehålla plats för:

• Ändra beslut: Acceptera, Avvisa eller Fresta
• Namn på person som fattar beslutet (eller gruppen) plus det datum då beslutet fattades och eventuella ytterligare kommentarer.

Den som gör begäran kommer inte att veta resultatet ännu - ingen kommer - så dessa rutor kommer att vara tomma tills rätt grupp har träffat för att diskutera din rekommendation och fatta ett beslut.

Förändringar och projektomfattningshantering

Projektomfattningshantering är det viktigaste sättet att du kontrollerar vad som finns i projektet och vad som inte är. När du får en förändring i projektets omfattning, måste du tänka på hur det påverkar projektet övergripande. Din förändringshanteringsprocess hjälper dig att göra det, och för att ställa in det i ett sammanhang, hanterar förändring en liten del av hanteringen av omfattningen.

Det är värt att prata om hur A Guide to Knowledge Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) - Femte upplagan omfattar projektförändringshantering eftersom det inte är lika intuitivt som du kanske tror. PMBOK® Guide innehåller en process som heter 'Control Scope' i avsnittet Project Scope Management och det här är ett bra ställe att börja. Ändringshanteringsprocessen på projekt behöver emellertid hanteras på ett mer integrerat sätt, vilket återspeglas i texten. PMBOK® Guide- användare ska också referera till Perform Integrated Change Control-processen eftersom det här beskriver hur allt går ihop.

För att bli en PMP måste du förstå hur PMBOK® Guide täcker förändringshantering som det är vad du kommer att undersökas om. Du bör dock komma ihåg att förändringshanteringsprocessen du faktiskt använder på dina projekt behöver integreras, är enkel att följa och praktiskt.

5 sätt att hjälpa ditt team genom förändringsprocessen

Ditt projektteam är avgörande för projektets framgång, så det hjälper till att få dem på plats när du hanterar förändringar i ditt projekt.

Här är 5 sätt som du kan hjälpa dem att snabbt komma överens med projektförändringshanteringsprocessen.

1. Prata om förändringar. Låt dem veta att förändringar på projekt är normala och att de borde förvänta sig det.

2. Dela processen. Ovan har vi pratat om förändringshanteringsprocessen, men det här kommer inte naturligt för alla. Dina lagmedlemmar vet inte vad de ska göra och vad som förväntas av dem om du inte säger dem. Ställ in en briefing för att gå igenom processen med dem, och låt dem veta vad deras roll i det kommer att bli.

3. Gör det enkelt. När ett projekt går igenom en förändring till omfattning kan det vara ganska disorienterande. Schemat är fel, budgeten kan vara annorlunda, kraven är verkligen olika. Teamet kan hitta en förändringsförbrytande, speciellt en stor eller en som vänder ett beslut som de tidigare trodde var satt i sten (ja det händer det). Gör processen så enkelt som möjligt för dem.

4. Var där för att hjälpa. Ett nytt sätt att arbeta tar lite tid att ligga i. Om du tidigare har hanterat projektändring på ett informellt sätt (eller inte alls) kan en förändring av en formell process ta ett tag att bli "hur vi gör saker här '. Berätta laget som du är där för att hjälpa dem om de vill springa något förbi dig.

5. Var inte rädd för att säga nej. Inte alla ändringar är förnuftiga förslag. Låt ditt team veta att om de känner starkt om en förändring inte är den rätta för projektet vid denna tidpunkt kommer du att stå vid dem i den konversationen med förändringsförfrågaren.

Att inte hantera förändring effektivt är ett av de sätt du kan spåra på ditt projekt, så se upp. Beväpnad med denna information kan du nu börja hantera projektändringar på ett kontrollerat sätt.