Interna revisorer gräver in i andres verksamhet för att leva. På ytan låter det som att de sätter in sig där de inte hör hemma, men faktiskt spelar de en viktig roll för att skydda sina organisationer från.
När du går igenom din offentliga tjänstekarriär finns det en bra chans att du måste svara på frågor som interna revisorer ställer. Dessa frågor kan komma av många olika skäl, och väldigt få av dem betyder att du är anklagad för felaktighet. Under de allra flesta omständigheter samlar de bara information. De kan till exempel försöka förstå hur din del av organisationen fungerar.
Det är inte nödvändigt att spända när en internrevisor talar till dig. Interna revisorer är yrkesverksamma som bara försöker göra dagens arbete. Beviljas, deras arbete kan göra dig och andra obehagliga. De identifierar svagheter i system och rekommenderar korrigerande åtgärder.
Men i slutändan gör de sina organisationer bättre, och dina svar på deras frågor är avgörande för att detta ska ske. Så här är tre tips för att svara på interna revisorer när de kommer att knacka på din dörr.
Svara ärligt
Interna revisorer vet när något inte helt lägger till. Ge inte dem en anledning att tvivla på din trovärdighet genom att vara något mindre än helt ärligt.
Om du inte vet svaret på en fråga, försök inte att bluffa dig igenom det. Du kommer bara att sluta göra att du ser dum ut när de hittar det riktiga svaret. Det mycket bättre valet är helt enkelt att säga att du inte vet svaret. Om det är något du kan undersöka för dem, erbjuda att göra det. De kan ta dig upp på erbjudandet, eller de kan redan ha några idéer om hur man får svaret.
När du tror att de interna revisorerna kanske inte gillar ditt svar, var inte blyg från att ge ditt svar. De vill förstå saker som de faktiskt existerar, så även när ditt svar inte är vad som kommer att göra jobbet enklare eller vad de förväntar sig att höra, behöver de veta sanningen.
Antag att de inte vet något om ditt kompetensområde.
Interna revisorer är vanligtvis skarpa människor, men de kan inte vara experter på allt. Vissa fokuserar sin yrkesutbildning och arbetar med specifika aspekter av internrevision som informationssystem eller ekonomi, men antar inte att de känner till ditt kompetensområde.
Det låter som en given, men det är lätt att glida in med jargong eller hoppa över steg när man beskriver processer. Vad en tankelös åtgärd är för dig är nog inte den internrevisor som vill förstå dina affärsprocesser. Tänk på alla åtgärder du tar. Något som kan tyckas vara ett steg till dig kan vara flera steg du har meddelat i ditt sinne genom år av repetition.
Även när konversationen verkar tråkig och alltför enkel, kom ihåg att interna revisorer försöker bryta ner processer till sina minsta aktiviteter. Först då kan de hitta var processer kan gå fel.
Anslut prickarna till dem.
Inte bara dekonstruerar interna revisorer processer till sina minsta bitar, men de söker även efter sammankoppling bland människor och processer. De letar efter alla personer som är involverade i en process för att se vem som behöver involveras, vem som inte är inblandad men behöver vara, hur dessa människor interagerar och om det finns tillräckliga kontroller för att förhindra eller fånga bedrägeri, avfall eller missbruk.
När du svarar på interna revisorer, peka på var du och dina processer interagerar med andra och deras processer. Att ansluta punkterna så här ger dem en tydligare bild av hur organisationen fungerar som helhet. Sådan information ger också interna revisorer upplysningar om vem man ska prata med och var hittar man ytterligare information.