Se ett exempel på Internet och e-post som du kan använda med dina anställda
En effektiv internet- och e-postpolitik som hjälper anställda att förstå vad som förväntas av dem, eftersom det påverkar deras arbete är ett måste för arbetsgivare. Du vill gå på rekord för att definiera vad anställda kan göra från arbetade enheter eller anställda enheter som används för eller involverar dina anställda, din arbetsplats eller ditt företag.
Med drygt 85 procent av de amerikanska medborgarna som använder sociala medier kan vägledning om vad anställda kan säga och dela har blivit allt viktigare. Anställda har inte något emot riktlinjer eftersom de inte vill agera otillbörligt och korsar en linje som de inte visste existerade. Så starkt rekommenderas utvecklingen av en rättvis, förståelig, förnuftig politik.
Så länge riktlinjerna inte är överreaktiva eller alltför restriktiva för arbetstagarnas rättigheter, så definierar de dem, din policy ger tydlig riktning för anställda. Ett exempel på en alltför restriktiv politik kan innehålla sådana regler som anställda aldrig kan diskutera arbete online.
Ett annat exempel är att förbjuda de anställda att publicera bilder av sig själva med sina vuxna medarbetare vid arbetshändelser. (Publicering av bilder av sina barn är starkt avskräckt.)
Du kan överväga att använda detta prov på internet och e-post för att ge dina anställda råd om vad som är lämpligt att använda på jobbet. Anpassa det självklart för att passa behoven hos din kultur och miljö du vill ge anställda på jobbet.
Prova Internet och Email Policy för anställda
Voicemail, e-post och internetanvändning som tilldelas en anställds dator eller telefontillägg är enbart för att bedriva företagets verksamhet. Vissa jobbansvar hos företaget kräver tillgång till internet och användningen av programvara förutom Microsoft Office-serien av produkter.
Endast personer som är behöriga, kan, för företagens ändamål, använda Internet för att komma åt och ladda ner ytterligare programvara. Bemyndigandet är i allmänhet exklusivt för beslut som IT-avdelningen gör i samband med Human Resources.
Proceduren för åtkomst till programvara
Programvara som behövs, förutom Microsoft Office-serien av produkter, måste godkännas av din chef och hämtas av IT-avdelningen. Om du behöver tillgång till programvara eller webbplatser, inte för närvarande på företagsnätverket, prata med din chef och kontakta IT-avdelningen för att förklara vad du förväntar dig att få från produkten.
Alla rimliga förfrågningar som inte anses vara nätverksrisker kommer att övervägas för dig och andra anställda. Syftet med denna policy är inte att begränsa medarbetarnas tillgång till produkter som gör dig mer produktiv. Målet är att minimera risken för organisationens nätverk.
Företagets ägda utrustning
Alla enheter eller datorer inklusive, men inte begränsat till, skrivbordstelefoner, smartphones, tabletter, bärbara datorer, stationära datorer och iPads som företaget tillhandahåller för din användning, ska endast användas för företagets verksamhet. Tänk på att företaget äger enheterna och informationen i dessa enheter. Om du lämnar företaget av någon anledning kommer företaget att kräva att du returnerar utrustningen på din senaste arbetsdag.
Du får använda personliga elektroniska enheter som inte är anslutna till företagsnätverket för att komma åt någon lämplig webbplats under pauser och lunch.
Internetanvändning
Internetanvändning, på bolagstid, med användning av företagsägda enheter som är anslutna till företagsnätverket, har rätt att endast driva företagets verksamhet. Internetanvändning ger upphov till brott mot säkerheten för konfidentiell företagsinformation.
Internetanvändning skapar också möjligheten att förorena till vårt system via virus eller spionprogram. Spionprogram tillåter obehöriga personer, utanför företaget, potentiell tillgång till företags lösenord och annan konfidentiell information.
Att ta bort sådana program från företagsnätet kräver att IT-personal ska investera tid och uppmärksamhet som är bättre avsedd att göra tekniska framsteg. Av denna anledning, och för att försäkra användningen av arbetstid på lämpligt sätt för arbete, ber vi personalen att begränsa användningen av Internet.
Dessutom får företagets ägda datorer eller annan elektronisk utrustning, inklusive apparater som ägs av arbetstagaren, under inga omständigheter användas på företagstid på jobbet för att erhålla, visa eller nå pornografisk eller annan omoralisk, oetisk eller icke-näringsrelaterad webbplatser. Att göra det kan leda till disciplinära åtgärder till och med uppsägning av anställning.
Sociala media
Din arbetsgivare förstår att en del av det du gör i sociala medier är uppsökande som rekryterar nya anställda och förbättrar vårt företags varumärke. Många anställda har sociala medier ansvar i sin arbetsbeskrivning, inklusive marknadsförare av sociala medier, tekniskt stöd och rekryterare.
Din arbetsgivare förstår också att förhållandet mellan våra anställda och en online-värld som du spenderar tid på 24/7 kan leda till suddning av arbetstid och av arbetstid. Vi uppmanar dig starkt att begränsa användningen av sociala medier till arbetsrelaterat innehåll och uppsökande aktiviteter under arbetstiden.
Dessutom är du förbjuden att dela konfidentiell eller skyddad information som hör till eller handlar om företaget. Du uppmanas starkt att inte dela avvikande information som placerar ditt företag eller kollegor i ett ogynnsamt ljus.
Företagets rykte och varumärke bör skyddas av alla anställda. Dina medarbetares liv och handlingar ska aldrig delas online. Vänligen notera preferenser för medarbetare som är föräldrar innan du använder namnen på sina barn online.
Social media-innehåll som diskriminerar mot någon skyddad klassificering, inklusive ålder, ras, färg, religion, kön, nationellt ursprung, handikapp eller genetisk information är förbjuden vid deltagande av sociala medier från arbetsanordningar eller under arbetstid.
Det är vår företagspolicy att även erkänna sexuell preferens och vikt som kvalificerad för diskriminering. Varje anställd, som deltar i sociala medier, som bryter mot denna policy kommer att behandlas enligt bolagets trakasserier.
E-postanvändning hos företaget
E-post ska också endast användas för företagets verksamhet. Företagets konfidentiella uppgifter får inte delas ut utanför bolaget utan tillstånd, när som helst. Du ska inte göra personliga affärer med företagets dator eller e-post.
Tänk också på detta, eftersom du överväger att vidarebefordra e-postadresser till företag, familjer eller vänner. Icke-affärsmässiga e-postmeddelanden avfall företag tid och uppmärksamhet.
Att se pornografi, eller skicka pornografiska skämt eller berättelser via e-post, betraktas som sexuella trakasserier och kommer att behandlas enligt vår sexuella trakasserier. Omedelbar uppsägning är den vanligaste disciplinåtgärden som bolaget kan vidta i dessa fall.
E-postmeddelanden som diskriminerar
Alla e-postinnehåll som diskriminerar mot någon skyddad klassificering, inklusive ålder, ras, färg, religion, kön, nationellt ursprung, funktionshinder eller genetisk information är förbjuden. Det är vår företagspolicy att även erkänna sexuell preferens och vikt som kvalificerad för diskriminering. Varje anställd som skickar ett email som bryter mot denna policy kommer att behandlas enligt trakasserierna.
Dessa e-postmeddelanden är förbjudna hos företaget. Att skicka eller vidarebefordra e-postmeddelanden utan verksamhet leder till disciplinära åtgärder som kan leda till uppsägning av anställningen.
Företag äger anställd e-post
Tänk på att företaget äger all kommunikation som skickas via e-post eller som lagras på företagsutrustning. Ledning och annan behörig personal har rätt att när som helst få tillgång till material i din e-post eller på din dator. Tänk inte på att din elektroniska kommunikation, lagring eller tillgång är privat om den är skapad eller lagrad på arbetssystem.
Om du behöver ytterligare information om betydelsen av något av detta meddelande, kontakta din chef eller personalpersonalen för att förtydliga.
Ansvarsfriskrivning: Observera att informationen som lämnas, samtidigt som den är auktoritativ, är inte garanterad för noggrannhet och laglighet. Webbplatsen läses av en världsomspännande publik och arbetslagar och regler varierar från stat till land och land till land. Snälla söka juridisk hjälp, eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att se till att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är för vägledning, idéer och hjälp.