Clerical Färdigheter för CV, Cover Letters och Interviews
Kontorsarbete säkerställer att ett kontor löper smidigt. Det innefattar de dagliga administrativa uppgifterna för ett kontor, till exempel telefonsvarare, schemaläggning av möten, sändning av fax och arkiveringsdokument.
Clerical / administrative färdigheter är användbara för nästan alla som arbetar på ett kontor. De flesta anställda behöver göra åtminstone ett visst arbete, så dessa färdigheter kan komma till nytta oavsett vad din officiella jobbtitel är.
Kontorsbyråer och sekreterare behöver ha särskilt starka färdigheter. Anställda i dessa positioner utför majoriteten av kontorets dagliga uppgifter.
Typer av klara jobb
Medan vissa människor använder dessa jobbtitel utbytbart skiljer sig kontorskonsulter och sekreterare från administrativa assistenter. Administrativa assistenter behöver ofta en högskoleexamen och ges mer ansvar, inklusive spearheading-projekt och ibland även ledande lag.
Däremot behöver inte kontorist och sekreterare normalt ha omfattande utbildning utöver en högskoleexamen (även om det finns högre utbildningsprogram som fokuserar på kontor och sekreterararbete). De hanterar det dagliga arbetet på ett kontor, men har generellt inte ledningsansvar.
Clerks och sekreterare arbetar i en mängd olika branscher, inklusive ekonomi, företag, medicin, regering, lag och mycket mer.
Några av dessa positioner kräver specifika färdigheter. Det finns dock grundläggande färdigheter som är nödvändiga för nästan varje administrativ och administrativ assistentställning.
Läs nedan för en lista över färdigheter som arbetsgivare söker i kandidater för anställning. Innehållet är en detaljerad lista över de fem viktigaste kunskaperna, samt kompletterande listor med relaterade administrativa färdigheter.
Hur man använder färdighetslistor
Du kan använda dessa färdighetslistor i hela jobbsökningen. Det är viktigt att använda flera av dessa färdighetsord under hela ditt CV. Arbetsgivare använder i allt högre grad sökande spårningssystem för att rangordna och "skicka" de CV som de mottar. Dessa system är programmerade för att söka specifika nyckelord, och så återupptagna som innehåller dem kommer sannolikt att väljas för ytterligare granskning genom att anställa chefer under sin andra omgång av ersättning.
För det andra kan du använda dessa nyckelord i ditt brev. I huvudet på ditt brev, försök att nämna en eller två av dessa färdigheter och ge ett specifikt exempel på en tid när du visade dem på jobbet.
Slutligen kan du använda dessa färdighetsord i en intervju. Se till att du har minst ett exempel för en tid som du demonstrerade var och en av de fem bästa färdigheterna som anges här.
Naturligtvis kommer varje jobb att kräva olika färdigheter och erfarenheter, så se till att du läser jobbet noga och fokusera på de färdigheter som anges av arbetsgivaren.
Granska även våra andra lista över kompetenser listade per jobb och efter typ av skicklighet.
Toppklassiska färdigheter
Uppmärksamhet på detaljer
Klientarbete innebär att man uppmärksammar de dagliga detaljerna i ett kontor - saker som andra människor kan förbise, till exempel att svara på och hålla reda på e-postmeddelanden, spåra möten och mer.
En kontorist eller sekreterare måste kunna fokusera på dessa detaljer och inte låta något glida genom sprickorna.
- Analytisk
- Göra researrangemang
- Prioritering
- Problemlösning
- Resonemang
- Journalföring
- Schemaläggning av möten
- Skriver
Kommunikation
Klientarbetare behöver ha stark skriftlig och muntlig kommunikationsförmåga. De kommer normalt att svara på telefoner, skriva noteringar, skicka e-postmeddelanden och hälsa på kunder och kunder.
De måste därför kunna tala och skriva tydligt och effektivt. De behöver förmedla information på ett sätt som är lätt att förstå.
- Telefonsvarare
- Kommunikation
- Korrespondens
- Kundservice
- E-post
- Faxa
- Receptionen
- Språkkunskaper
- Lyssnande
- Muntlig kommunikation
- Korrekturläsning
- Skrift
Datorfärdigheter
I denna dag och ålder är datorkunskaper avgörande för något skrivande jobb. Clerks och sekreterare måste vara snabba och korrekta skrivare.
De är också vanligtvis skyldiga att göra viss datainmatning, så de borde vara bekanta med Excel och annan datainmatningssoftware. De ska också vara bekanta med annan Microsoft Office-programvara, som Word och PowerPoint. Eventuella ytterligare datorfärdigheter, som förmågan att designa eller redigera webbsidor, skulle anses vara ett stort plus.
- Datainmatning
- Datahantering
- Databasflöde
- Desktop publishing
- Microsoft Office
- Kontorsmaskiner
- Ordbehandling
räknefärdighet
Mycket kontorarbete innefattar numeracy. Vissa clerks ansvarar i viss utsträckning för bokföring och / eller redovisning av ett företag. Detta kräver talförmåga. Möjligheten att snabbt beräkna belopp är definitivt en positiv kvalitet hos en kontorist eller sekreterare.
- Bokföring
- Noggrannhet
- Fakturering
- Bokföring
- Budgetering
- Bekostnad
- kalkylblad
- Teknologi
Organisation
Clerks och sekreterare måste organiseras. De ansvarar för att kontoret går smidigt. Det innebär att hålla reda på arbetsgivarens schema, svara på e-post och telefonsamtal och behålla filer. Allt detta kräver mycket organisatorisk skicklighet.
- Beslutsfattande
- Levererar mail
- Effektiv
- arkivering
- Förvaltning
- Göra flera saker samtidigt
- Tillsyn
- Fotokopiering och sortering
- Planera
- Sortering
- Tidsplanering
Mjuka färdigheter
Förutom de här fem bästa skickligheten har de bästa kontorsarbetarna också mjuka färdigheter som ofta är medfödda personlighetsdrag snarare än lärda kompetenser. Dessa inkluderar starka interpersonella färdigheter, teamarbete, flexibilitet, pålitlighet, kreativitet, anpassningsförmåga och kreativitet. De är viktiga egenskaper för kontorschefer, receptionister, personliga assistenter, kontorsassistenter och ledande assistenter.