Medarbetare lämnar din organisation av goda skäl och dåliga skäl. På den positiva sidan hittar de nya möjligheter, går tillbaka till skolan, går i pension eller landar sitt drömjobb.
Mindre positivt är de avfyrade för dålig prestanda eller dålig närvaro eller uppleva uppsägning på grund av en nedgång i affärer. I varje fall behöver du en anställningsavslutnings checklista för att hjälpa arbetstagarens exitprocess gå smidigt.
Här är en kontrolllista för ansökningstermination.
Anställningsavslutningschecklista
Anställd Namn:
Datum:
Meddela mänskliga resurser
_____ Meddela HR: Så snart du är medveten om och / eller få ett brev från en anställd som meddelar dig om arbetstagarens avsikt att säga upp anställning, anmäla ditt personalkontor.
_____ Officiellt meddelande: Om en anställd berättar om sin avsikt att lämna sin anställning, be dem att skriva ett avgångsbrev som anger att de lämnar och deras uppsägningsdatum. (Företag begär minst två veckors varsel, när det är möjligt och önskvärt.)
Tillstånd / Tillträde Avslutande
_____Notify din nätverksadministratör: Så snart du vet att en anställd lämnar, informera din nätverksadministratör eller annan lämplig personal om datum och tid för att avsluta medarbetarens tillgång till dator- och telefonsystem. Gör arrangemang för hur dessa konton kommer att dirigeras för att se till att din organisation inte kommer att förlora kontakt med kunder och kunder. Dessutom, inaktivera arbetstagarens alarmnummer för bygginträde, om tillämpligt.
_____Disable anställningsbyggnad eller tillgång till fast egendom: Effektiv vid uppsägningsdatum, oavsett omedelbar i en bränslesituation eller vid ett ömsesidigt avtalat slutdatum måste du säga upp arbetstagarens byggnadstillträde. Beroende på dina åtkomstmetoder måste du avaktivera arbetstagarens byggnummer, avaktivera inmatningsutbytekortet eller samla medarbetarens nycklar. Det är både ditt bästa intresse och den tidigare anställda att han eller hon inte kan komma åt någon fastighet.
Retur av egendom
_____ Retur av företagsfastigheter: Avslutande anställda måste sätta in alla företagsböcker och material, nycklar, ID-märken, datorer, mobiltelefoner och andra företagsägda objekt.
_____ Lösenord: Anställda bör ge sina handledare lösenord och annan information om åtkomst till datafiler och telefonsvarare. (Det kan hända att du håller e-post- och telefonkonton aktiva för ett tag till kundkontakter i fältet.)
Status för förmåner
_____ Semesterlön och oanvänd sjuktid: Avslutande anställda betalas upp till högst 30 dagar för outnyttjad, upplupen semestertid. Om arbetstagaren har använt tiden ännu inte upplupits, är utbetalning till företaget för denna tid avdragsgärd från den sista löneskatten. (Om ditt företag betecknar ett visst antal sjukdagar och de uppkommer, skulle du också behöva betala arbetstagaren för den upplupna tiden.)
_____ Förmånsstatusbrev: Efter uppsägning mottar tidigare anställda ett brev från HR-kontoret som beskriver statusen för sina förmåner vid uppsägning. Detta inkluderar livförsäkring, hälsodäckning, pensionsplan och kostnadskonto planer. (I Förenta staterna överensstämmer organisationer med Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act från 1980 (COBRA) och utsträcker sig till berättigade anställda och deras inskrivna försörjare rätten att fortsätta vården av vårdplanen för en viss tid på egen bekostnad och vid full kostnad.)
_____ Återbetalning av förskott: Eventuella obetalda löneförskott kommer att subtraheras från den anställdes slutkontroll.
_____ Betalning av pengar som betalas av arbetstagaren: Eventuella obetalda utgifter för företagets affärsändamål (inlämnad på kostnadsberättelse), obetalda provisioner och bonusar betalas i den slutliga löneskatten.
Sekretess och icke-konkurrensavtal
_____ Översyn av sekretessavtalet eller konkurrensavtalet: Alla sekretessavtal eller konkurrensavtal som den existerande medarbetaren undertecknade vid anställning bör ses över för att säkerställa att arbetstagaren förstår vad som förväntas.
Även om arbetstagaren aldrig undertecknat ett sådant dokument har de flesta anställda handböcker en klausul eller uppförandekod om att inte dela företags konfidentiell information eller affärshemligheter. Granska detta och påminna arbetstagaren om att eventuella brott mot denna konfidentialitet kommer att behandlas.
Avsluta intervju
_____ Konfidentiell utgångsintervju: Utgående anställda uppmanas att delta i en konfidentiell utgående intervju med personalavdelningen. (Avsluta intervjuer är en viktig process som du kan använda för att samla information om arbetsmiljön i din organisation. När du meddelat att en anställd avslutar anställning, planerar ditt HR-kontor en utgående intervju. All information som samlas in är konfidentiell och rapporteras periodiskt i sammandrag form.
_____ Skriftligt tillstånd för referenskontroll: Att lämna anställda som planerar att söka arbete måste skriva under ett formulär som ger företaget tillstånd att lämna referensinformation när potentiella arbetsgivare ringer.
_____ Ge arbetstagaren en adressuppdateringsblankett för att fylla i om de flyttar. Speciellt för stora företag, eller dem med hög omsättning, kommer W-2s att återkomma som leveransfri om adressen har ändrats. Utan ny kontaktinformation är det svårt att tillhandahålla nödvändig information till den tidigare medarbetaren. Som en säkerhetskopia verifiera du att den anställdes kontaktinformation är aktuell och att du kan kontakta den personen för att hitta dem om du har problem med att få sina W2s till dem.