Gör möten mindre tråkiga så att du uppfyller deras syfte
Möten är en oundviklig del av verksamheten. Du delar information, brainstormidéer, genererar lösningar och skapar processer och system. Problemet är att många av dessa möten är smärtsamt tråkiga, vilket innebär att de som deltar har sina hjärnor inställda.
Om människor inte uppmärksammar och fokuserar är mötet bara ett slöseri med allas tid. Hur kan du göra tråkiga möten mer spännande så att de åstadkommer någonting? Här är 5 praktiska tips:
1. Ban SmartPhones
Ja, det här är som att säga att folk ska kasta sina barn i vargarna innan de kommer till mötet. Folk kommer att insistera på att de måste ha sina telefoner - trots allt kan en nödsituation inträffa. Ja. Världen kan komma till ett slut under ditt kvartalsplaneringsmöte, men det är osannolikt.
Problemet med dagens teknik är att det låter dig fokusera på vad som inte är framför dig - mötet. Det roliga är att om folk var ansikte mot ansikte mot de personer som de textades under mötet, skulle de texta någon annan. Telefoner bor i skrivbord.
Utan telefonen händer två saker under ditt möte. Du är tvungen att stanna i nuet och stilleståndet används för att kommunicera med de andra deltagarna. Varför är det viktigt? Eftersom du hittar dina möten är mer intressanta när du känner till dina kollegor.
Hur lär du känna dem? Genom att prata med dem. Vad gör du när du har din telefon? Du pratar inte med de nya människorna.
2. Förbered, förbereda, förbereda
Ett möte där ledaren eller moderatorn kommer sent, har ingen agenda och vingar det är tråkigt och tråkigt. Ett väl förberedt möte kan vara fascinerande och engagerande. När ledaren har en plan och ett syfte blir mötet mer intressant. När det inte finns någon riktning eller ett mål är mötet inte intressant.
Den andra delen av förberedelsen är att förbättra dina egna färdigheter. Du har varit på möten som var produktiva och interaktiva och fick dig att känna att du kunde gå vidare och uppnå stora saker. Och du har deltagit i möten där du är ganska säker på att om du somnade, skulle ingen sakna dig, och du skulle inte sakna något viktigt. Skillnaden är den person som driver mötet.
Om dina möten är tråkiga, ta en titt i spegeln. Hitta ett sätt att förbättra. Du kan ta en formell kurs (din HR-avdelning kan hjälpa dig med förslag), du kan be om feedback och mentorskap från en medarbetare vars möteskunskaper du beundrar, eller du kan ta en online-klass. Mycket hjälp är tillgänglig för dig, och mycket är gratis för att ta när du vill göra dina vanliga tråkiga möten mer spännande.
3. Alla deltar
Varför ska alla delta? Tja, för om deltagande inte är nödvändigt kan du hantera hela denna fråga via e-post. Allvarligt. Det finns mycket få gånger när du behöver ta med en grupp för att förmedla information.
Ja, det finns några saker som massavvecklingar eller en fullständig omstrukturering av företag som går bättre om du har en chef som talar till hela gruppen, men i de flesta fall bör möten alltid vara interaktiva.
Hur interaktiv? Tja, det beror på syftet med mötet. Om det är en brainstorming bör alla prata. Om någon inte talar upp, ring på den personen. Introverter kan ogillar den typen av möte - och du bör inte göra möten högt tryck för introverts genom att placera dem på plats.
Men din möteskultur måste försäkra att alla deltar i dessa brainstorming sessioner och de borde veta att deras deltagande krävs på förhand.
Om det är ett planeringsmöte, eller ett mötesmål eller ett kvartalsrapportmöte, ska det finnas tid för inmatning, om du vill ställa frågor eller göra kommentarer. Atmosfären måste uppmuntra deltagande, men med några begränsningar (se nedan).
4. Låt inte någon person dominera
Om du leder mötet är det naturligt att du ska tala mest. Efter dig vill du dock inte att en annan person dominerar konversationen. Det kan göra ett möte tråkigt. Kom ihåg att omdirigera kommentarer och uppmana människor som du vet är experter i området för att sprida en tvångssamtal.
Till exempel, när Jane har gjort sin fjärde kommentar och börjar gå för en femte, skära av henne så bra som möjligt genom att säga: "Tack Jane, vi vet din position. Jag skulle vilja höra vad Karen har att säga. Och, Jim och Bob har ännu inte haft chans att prata.
Ibland måste du prata med Janes på ditt kontor före ett möte för att påminna dem om att sammankomsten som en grupp är att dela idéer med alla och om dom dominerar kommer mötet inte att vara lika framgångsrikt. Eller omedelbart efter mötet fungerar också bra, eftersom du kommer att få färska exempel om det behövs.
Människor som har tagit sig tid att delta i ett möte med sin kunskap och erfarenhet förtjänar chansen att prata och dela sina åsikter. Som ledare kan du lära dig att styra beteenden som undergräver mötet.
5. Gör handlingar som kan hanteras
Ett möte som slutar utan handlingar var bara slöseri med tid. Det är en informationsdump, i vilket fall ett möte inte var det bästa sättet att gå vidare. Ett intressant och spännande möte slutar med saker som människor kan och borde göra - antingen för att fördjupa sina individuella mål eller företagets mål eller, idealiskt, båda. Om människor inte går bort och vet vad deras nästa steg är, misslyckades mötet.
Förutom att ha handlingsbara saker måste det finnas en uppföljning. Detta kan ske i ett andra möte eller individuellt, men det måste hända. Människor kommer att finjustera om de vet att åtgärdsposterna är alla för att visa.
Möten kommer aldrig att ersätta resor till Disneyland för spänning, men du kan göra dem mer spännande och intressanta och produktiva. Gör dessa fem förändringar och du kommer att göra dina vanliga tråkiga möten mer spännande för de personer som deltar. Och det är en bra sak för din organisations framgång.