Regeringsorganisationerna genomför projekt när någon aspekt av att utföra folks arbete behöver förändras. Enligt projekthanteringsinstitutet är ett projekt en "tillfällig gruppaktivitet som syftar till att producera en unik produkt, tjänst eller resultat". När ett projekt förändrar hur en organisation gör affärer, integreras projektets slutprodukter i det dagliga arbetet och förbättrar därför organisationens arbete i evighet.
Det låter lätt, men det är det inte. Byte är svårt, och projekt kan springa av skenorna mycket enkelt. Varje dag ger utmaningar som hotar ett projekts framsteg och eventuella framgångar. För att bekämpa denna fara behöver projekt vissa viktiga delar. Med följande objekt på plats har ett projekt en stor chans att lyckas.
En engagerad projekt sponsor
Projektsponsorn är den höga personen i organisationen som har äganderätt till projektet. En engagerad projektsponsor förväntar sig att projektet ska lyckas och gör vad han eller hon kan göra för att säkerställa att framgång kommer att uppnås.
En projektsponsor har fyra primära ansvarsområden relaterade till projektet. Först mästar sponsorn projektet. Han eller hon gläder sig på projektgruppen offentligt och privat. För det andra stöder sponsorn projektledaren. När en projektledare behöver borttagna hinder, ringer han eller hon på sponsorn för hjälp eftersom sponsorn har en organisatorisk överflyttning för att få saker att hända. För det tredje anpassar sponsorn resurser genom att ge dem direkt eller samarbeta med andra personer på hög nivå för att få resurser. När sponsorn är en stark mästare för ett projekt, är sponsorns kamrater mer benägna att bidra med meningsfulla resurser. För det fjärde underlättar sponsorn beslutsfattandet. När projektgruppen myrar, kan sponsorn göra mäklare beslutet eller planera beslutet.
Sponsorn hålls informerad genom ständig kommunikation med projektledaren. De två arbetar tillsammans för att bestämma när sponsorn behöver komma in och utöva kraftfullt sponsorns ansvar till stöd för projektledaren. Exempelvis kan en projektledare få problem med att få information från organisationens finansavdelning. Projektsponsorn kan närma sig ekonomidirektören om situationen och be att uppgiften att få informationen prioriteras över konkurrerande uppgifter.
Tydliga mål och omfattning
Innan arbetet med ett projekt görs eller planeras, måste projektsponsor formulera projektets mål och omfattning. Målen är de stora saker som projektet ska utföra. Ta till exempel ett program för förbättring av program. En personalavdelning använder en välkänd anpassningsbar affärssoftware för att hantera löneavgifter. Organisationen vill lägga till en modul för lärandehantering. Projektets mål är att anpassa programvaran för lärandehantering till organisationens affärsbehov och integrera den med det befintliga lönesystemet.
Omfattningen definierar projektets parametrar. Fortsätter med exemplet på mjukvaruprojektet; Projektets omfattning är begränsat till att ta på sig lärlingshanteringssystemet och integrera det med lönesystemet. Många gånger är det användbart att identifiera saker som inte är tillgängliga för att förstå vad som gäller. För detta projekt är tillägg av andra moduler utom räckhåll. Bokföringsavdelningen kan inte komma till projektledaren och begära fakturering, kundfordringar eller kontokortmoduler.
Lägga till en modul när projektet har definierats gör att omfattningen kan krypa. Bra projektsponsorer och projektledare skyddar mot omfattande kryp och är väldigt ovilliga att lägga till omfattning mittprojekt. Att öka projektets omfattning ökar projektets behov av resurser som tid och pengar. Dessutom arbetar arbetet med den extra omfattningen risken för arbetsprodukternas kvalitet.
En bra projektledare
En projektledare planerar arbete och organiserar resurser för att få ett projekt gjort. Den här personen är länken mellan projektsponsor som sätter visionen och projektgruppen som utför den. I förekommande fall och i rätt tid sättar projektledaren intressenter att erbjuda inmatning.
Projektledare har vanligtvis följande egenskaper som hjälper dem att flytta projektet tillsammans. Projektledare är planerare. De tänker på arbetssekvensen och vet vad som behöver hända efter att laget fullbordat uppgiften till hands. De gör bra planer men vet också när de ska vara flexibla och avleda från en plan. Projektledare är trovärdiga. Med deras framgång beroende på andras arbete behöver projektledare människor att lita på sin goda avsikt och kompetens. Tillit är särskilt viktigt i förhållandet mellan projektledare och projektsponsor. Projektledare tenderar att vara extroverted eftersom den stora delen av sitt arbete innebär att kommunicera.
De håller människor ansvariga för sina åtaganden. Här är ett exempel. En projektgrupps ledamotens handledare berättade projektledaren att gruppmedlemmen kunde ägna fyra timmar i veckan till projektet. Denna lagmedlem har missat två veckovisa möten i rad och har inte gjort några framsteg på sina tilldelade uppgifter i arbetsfördelningsstrukturen. Efter det första missade mötet träffades projektledaren med gruppmedlemmen för att diskutera frånvaron och missade deadlines. Teammedlemen sade att han hade mer pressande prioriteringar. Projektledaren misstänkte att detta inte var sant, så efter projektets andra missade möte träffade projektledaren med ledamotens handledare. Handledaren berättade projektledaren att hon skulle se till att lagmedlemens uppförande skulle vända sig om.
Engagerade intressenter
Aktieägare i ett projekt är personer som har ett intresse för projektets framgång men är inte medlemmar i projektgruppen. De tänker inte dagligen på projektet, som projektledare eller projektteammedlemmar gör, men de vill vara igång med viktiga beslut och övergripande framsteg mot projektets mål.
Intressenter har egna motiv för att hålla sig ajour med projektaktiviteter, men det är projektledarens ansvar att föra dem in i vikten på sätt som går vidare mot projektets mål. I många fall innebär detta att det är ett känsligt balans mellan att få för mycket inmatning och för lite inmatning. Intressenter kan inte väga in på alla beslut. Det skulle mosa ner projektet och göra varje beslut en kamp. Omvänt kan intressenter inte stängas av eftersom en stor aspekt av nästan alla projekt är tillfredsställande intressenter.
Dedikerade projektteammedlemmar
Projektteammedlemmar uppnår projektets arbete. Många gånger är projektgruppsmedlemmar tilldelade ett projekt utöver sina vanliga arbetsuppgifter, vilket betyder att det inte finns någon minskning av annat arbete för att kompensera för det extra arbete som projektet medför. Projektledare kan hjälpa gruppmedlemmar att förhandla med sina handledare om denna fråga, men projektledaren har ingen kontroll över de ansvarsområden som projektmedlemmarna har utanför projektet.
Teammedlemmarnas engagemang för projektet är mycket värdefullt. Utan engagemang slipper deadlines och arbetsprodukter inte är av god kvalitet. Dedikerade lagmedlemmar är motiverade för att uppnå projektets mål i tid, inom budget och upp till höga förväntningar.