Använd förenkling för att göra möten mer produktiva
Förenkling är en process som tränare, lagbyggare, mötesledare, chefer och kommunikatörer använder för att lägga till innehåll, process och struktur för att tillgodose behoven hos en individ, grupp eller team. I allmänhet används facilitering för att hjälpa en grupp människor att nå det mål som anges i sitt möte.
En facilitators huvudroll är att lägga till värde i en gruppplaneringssession eller ett möte genom att hålla gruppen på uppgift och flytta ihop i samma riktning.
Underlättaren ser också till att varje gruppmedlem deltar i mötet.
Gruppfacilitering
Underlättande av grupper eller grupper tillhandahålls av internanställda eller externa konsulter, som är skickliga i:
- Presentera innehåll och information,
- Att utforma och formulera en process som hjälper en grupp att uppnå sina mål,
- Att tillhandahålla en lämplig struktur för ett möte, träning, gruppbyggnad eller annan arbetshändelse, så att gruppens uppdrag genomförs i sessionen,
- Främja delat ansvar för mötesresultatet, och
- Utdrag från deltagarna svar på frågor och lösningar på problem.
Individuell förenkling
När individer deltar i processen är det vanligtvis att två eller flera anställda upplever konflikt, meningsskiljaktighet, behöver ställa in gemensamma mål eller det är nödvändigt att debriefa ett projekt, process eller uppleva. En skicklig facilitator kan tillhandahålla strukturen, innehållet och processen som behövs av de enskilda medarbetarna för att nå en ömsesidig tillfredsställande lösning på deras problem.
Egenskaper hos individer som tillhandahåller underlättande
Förenkling är en lärd färdighet som kommer mest naturligt för individer som uppvisar sådana egenskaper som:
- Starka gruppledarskap,
- Djup kunskap om gruppprocesser och strukturer,
- Kunskap om grupp- och interpersonell dynamik och en förståelse för verbal och icke-verbal kommunikation,
- Möjligheten att kreativt presentera träning och lagbyggnadsinnehåll på ett sätt som uppmuntrar deltagande från mötesdeltagare,
- Empati för människor och deras situationer,
- Kraftfulla lyssnings- och kommunikationsförmåga, och
- Möjligheten att strukturera gruppinterventioner och händelser för att producera de önskade resultaten för gruppen.
Under ledning av en skicklig facilitator, möten, teambyggnads sessioner och träningskurser kan resultaten uppnås utan ledare. Det beror på att gruppdeltagare i en grupp ofta saknar de färdigheter, tillstånd och stöd som behövs för att effektivt underlätta sina egna arbetsprocesser.
Undvik konkurrerande samtal i möten
Det är ofta svårt att ha effektiva arbetsförhållanden med människor på jobbet. Det är här förenkling kommer till nytta. Effektiv gruppfacilitation i möten hanterar samspelet mellan svåra människor som håller konkurrerande samtal.
Off-topic-konversationer mellan två eller flera mötesmedlemmars bortfallstid hindrar gruppens framsteg och begränsar individernas bidrag till laget som helhet. Dessutom tvingar konkurrerande samtal i flera små grupper, även när det gäller ämnet, gruppmedlemmar av de insikter som medlemmarna av laget diskuterar.
Detta resulterar i slutändan i begränsade idéer som produceras i möten.
Oavsett om du är mötesledare, en chef eller en gruppmedlem kan du använda följande idéer för att få gruppen att återgå till varandra när gruppmedlemmar har mer än en diskussion åt gången.
Hantera konkurrerande samtal
- Använd icke-verbal kommunikation: Titta stadigt på deltagarna en stund. Lyft dina ögonbryn samtidigt som du tittar, eller vinka till deltagarna. Stoppa personen som har golvet i en minut medan de andra deltagarna återgår till gruppen. Var inte rädd för att göra det här - det är en del av chefen eller gruppledarens jobb att styra möten.
- Ställ en fråga: Ring till en av de gruppmedlemmar som deltar i det tävlande samtalet. Med en kort sammanfattning av den diskussion som uppstår i mötet som helhet, be om hans eller hennes åsikt. Be honom eller henne att dela sina idéer med resten av folket i mötet.
Säg, "Jag tror att vi alla skulle vara intresserade av dina tankar om denna fråga, Kerry." Det här kan vara lite obekväma för dig, men det tjänar två syften: Det ger sidokonversationen till huvudsamtalet och det låter alla veta att beteendet inte är tillåtet.
- Muntlig ingripande: Fråga de gruppmedlemmar som deltar i den tävlande konversationen om att återgå till gruppdiskussionen, utan att använda sarkasm eller ilska. Säg, "Jag är rädd att vi saknar bra idéer när alla pratar omedelbart. Jag vet att jag inte kan hålla reda på alla dessa tankar." I allmänhet är det bättre att använda denna taktik som ett andra eller tredje försök att dra in människor. Det är direkt och mycket effektivt men kan skämma bort ledamöterna.
- Upprätta en gruppsignal: Gruppsignalen påminner deltagarna om att hålla en diskussion åt gången. En signal som fungerar effektivt är att göra ett icke-verbalt time-out-tecken följt av att hålla upp ett pekfinger för att indikera ett möte. Om det finns ett bra förhållande bland lagmedlemmar kan ett skämt också vara ett effektivt verktyg. Prova något som, "Hej, John och Jane, sluta försöka planera din världsövertagning och kom tillbaka till mötet."
Ett slutligt ord om konkurrerande samtal i möten
Människor tillbringar en bra del av sin arbetsvecka på affärsmöten. Det är ditt ansvar som chef eller mötesledare för att se till att medarbetarna utnyttjar sin tid. Effektiv möteshantering bevarar sin tid och genom att styra sidokonversationer kan du se till att mötet stannar på ämnet och producerar kvalitetsarbete.