Som med alla anställda filer, begränsa åtkomsten utom för dem som behöver veta
Arbetslönefilen är förvaret för allt som har att göra med en anställdas lönecheck. Den främsta anledningen till att skapa en lönefil är att begränsa tillgången till resten av konfidentiella uppgifter som finns i personaldokumentet.
Lönefilen gör det möjligt för redovisningspersonal att betala arbetstagaren utan att få tillgång till konfidentiell information från anställda. Redovisningspersonal kan behålla löneposter där det är vettigt att betala medarbetaren. I de fall där lön och bokföring utläggs är detta en ännu mer rekommenderad praxis för arbetstagarens löneposter.
Lönefilen begränsar tillgängligheten till konfidentiell personalinformation. Medarbetarlönens fil gör det möjligt för bokförings- och finanspersonal att få den information de behöver för att betala medarbetaren på ett bra läge. Platsen ska vara säker och oåtkomlig för andra anställda.
Du måste imponera på redovisningspersonalen om att informationen i löneuppgifterna är konfidentiell och inte bör delas utan tillstånd och signoff från HR-personal. Inte heller bör bokföringspersonalen dela med sig av information om anställningsupphöjningar, kampanjer, bonusar och annan information som är konfidentiell om anställda.
Personal behöver inte övervaka redovisningens tillgång till lönefilerna för arbetstagare. Som rekommenderas för relaterade anställningsfiler som personalen och medicinska filer, bör du begränsa tillgången till lönefilen. Endast personer som behöver ha informationen att göra sitt jobb borde se innehållet.
Innehållet i en anställds lönefil
Detta är ett förslag, men inte helt omfattande, en lista över vad som tillhör en anställds lönefil.
- Erbjudande brev undertecknad av anställningschef, Personal, och anställd
- Betala auktorisation undertecknad av Human Resources och anställningschefen när ett anställningskontrakt existerar
- W-4 Form
- Pappersarbete och auktorisation avseende eventuell personalförmån som innebär en avdrag för löneavdrag
- Direkt deposition auktorisationsformulär
- Lönformade tidskriftsformulär
- Hämtningar per timme
- Tidsklockans register, där det används
- Deltagande poster
- Ersättningsbegäran, inklusive dokumentation och kvitton för resor och andra auktoriserade utgifter
- Undervisningsblanketter och intäkter för betalning, böcker och så vidare
- Betala på förhand ansökningsformulär
- Företagslånsdokument och betalningsplan
- Garnishment order och register
- Auktorisation för utgivning av privat information
- Pappersarbete som hänför sig till varje anställdes ökning
- Pappersarbete relaterat till någon bonus, vinstdelning eller erkännandeutmärkelse
- W-2 former
- Auktorisation för andra lönehandlingar som ditt företag tillåter
Kallas också som anställningsfiler, anställningsregister, personalresursfiler, dokumentation
Susan Heathfield gör sitt yttersta för att erbjuda korrekt, allsidig, etisk personalhantering, arbetsgivare och arbetsplatsrådgivning på denna webbplats, men hon är inte advokat. Innehållet på webbplatsen ska inte tolkas som juridisk rådgivning. Webbplatsen har en världsomspännande publik och arbetslagar och bestämmelser varierar från stat till land och land, så artiklarna kan inte vara definitiva på alla för din arbetsplats. När du är i tvivel, sök alltid juridisk rådgivare. Informationen på webbplatsen är endast en vägledning.