Att ge vägledning för nya uppdrag och uppgifter är en vanlig del av rollen som en handledare eller chef. Hur du ger vägbeskrivning via din röst, ordval och kroppsspråk går långt för att få stöd och främja en hälsosam arbetsplats.
Effektiva handledare och chefer arbetar hårt för att odla sina färdigheter genom att ge vägledning till sina lagmedlemmar. Detta inlägg ger vägledning för effektiv riktning och delegering i en övervakningsinställning.
7 Positiva kommunikationspraxis för att erbjuda uppdragsinstruktioner
- Ge alltid sammanhang för att uppgiften ska slutföras. Människor gör sitt bästa arbete när de förstår betydelsen av uppgiften för den större operationen. När du tar dig tid att förklara företagets betydelse för den uppgift du ber om att vara klar, lär du dig och du visar respekt för den person du bad om att slutföra arbetet.
- Var specifik, redogöra för när uppgiften måste slutföras och dela eventuella kvalitetsstandarder.
- Fråga respektfullt mot att utfärda ett strängkommando. Välj en respektfull ton av röst, artiga ord och leverera meddelandet med lämplig volym. Kontrast: "Hej, du måste lossa den lastbilen, " sade i en strängt ton till, "John, sändningen på den lastbilen behövs på produktionslinjen. Vill du snälla hjälpa till och lossa trucken före kl. Det råder ingen tvekan om att den senare tillvägagångssättet skulle uppfattas som positiv och den tidigare som negativ.
- Erbjud personen att bli uppmanad att fullfölja uppgiften möjlighet att fråga klargöra frågor. Detta steg hjälper till att stärka kommunikationen mellan medarbetaren och handledaren och förbättrar sannolikheten för ett framgångsrikt resultat. Arbetstagaren har möjlighet att bekräfta att han eller hon verkligen förstår vad som ställs av dem.
- Motstå strävan att övervaka eller mikrohantera arbetstagarens fullbordande av den begärda uppgiften. En del av lärandet för att ge riktlinjer effektivt är att lära sig att lita på de personer du ber om hjälp.
- Erbjuder lämpligt tack och positiv feedback för jobbet fyllt på rätt sätt.
- Bjud in tydlig, beteendemässig, fokuserad feedback för alla uppgifter som är felaktiga.
Betona undervisning tillsammans med vägbeskrivningar
En sommar arbetade jag som assistent för en erfaren affärsman. Jag lärde mig en hel del genom att titta på honom, men när han gav mig en uppgift att slutföra att jag inte kände till, så skulle han se mig kämpa i några sekunder och sedan slutföra uppgiften själv. Det blev frustrerande för mig. Medan det var intressant att titta på honom, när jag en gång hade fått möjlighet att slutföra uppgiften ville jag verkligen lära mig hur jag skulle göra det.
Om han skulle ha tagit tid att tillhandahålla viss grundutbildning och lite vägledning mina första tider att fullfölja uppgiften, hade jag kunnat enkelt avsluta det här arbetet för honom resten av sommaren. Hans micromanaging tillvägagångssätt misslyckades med att undervisa och uppmuntra mig. Det skapade mer arbete för honom och minskade hans totala effektivitet.
- Bedöm om uppgiften är ny eller komplicerad och meriterar träning.
- Ge instruktioner och ge tillfället möjlighet för individen att utöva uppgiften med hjälp av din tillsyn.
- När individen har utvecklat förtroendet för uppgiften, låta dem slutföra arbetet utan din tillsyn. Kolla tillbaka vid en senare tidpunkt för att validera färdigställande, aktualitet och kvalitet.
- Erbjuder positiv feedback för jobb som är korrekt genomförd.
- Erbjuder remedial träning när individen kämpar för att slutföra uppgiften i tid eller på rätt kvalitetsnivå.
Akta dig för dessa fallgropar vid vägbeskrivning
- Utfärda order i en aggressiv ton. Medan vissa omständigheter, inklusive nödsituationer eller livs- och dödsförhållanden, kan betala order, om du inte befinner dig i militären, motstå denna uppmaning.
- Svara på "Varför?" med "Eftersom jag sa det." Detta är ett dåligt tillvägagångssätt för föräldraskap och ett sämre tillvägagångssätt på arbetsplatsen.
- Fråga på ett vagt sätt.
- Be om flera personer att slutföra samma uppgift.
- Misslyckas med att känna igen när en instruktion krävs innan den enskilda personen utför uppgiften.
- Att inte känna igen personerna kan ha motstridiga prioriteringar och tidsfrister.
- Underlåtenhet att erbjuda tack och positiv feedback för ett bra jobbat jobb.
Uppdaterad av Art Petty