Tips om hur man ska vara mer effektiv
På dagens hektiska arbetsplats har nedskärningar och ökande arbetsbelastningar tvingat oss att arbeta smartare. Tim Kehl, en specialist på arbetslivsbalans i Madison, Wisconsin, erbjuder dessa tips om hur man jobbar smart och effektivare.
Att anta rätt kombination av tidshanteringspraxis kan minska stress och spara dig upp till en timme om dagen, enligt Kehl. Här är hans tips om hur man kommer dit.
Använd teknik
Du kan inte vara din mest produktiva om du är oorganiserad och omgiven av röran. Bli av med dessa slumpmässiga högar av papper och noter och använd ett enkelt elektroniskt arkiveringssystem istället.
Många program kan hjälpa dig att organisera ett brett utbud av kund- och produktuppgifter, vilket ger snabb och enkel åtkomst. Också överväga att anta ett personligt schemaläggningsprogram som låter dig hålla en kalender, göra-listor, arbetsplaner och en katalog över kontakter.
Gruppera dina inkommande meddelanden
Ständigt kontrollerar och besvarar din e-post, röstbrevlåda och andra meddelanden avbryter bara ditt tänkande. Det kan hämma produktiviteten, särskilt i jobb som kräver kreativt, innovativt eller strategiskt tänkande.
Lär dig att svara på inkommande meddelanden i partier och överväga att kontrollera dem bara tre eller fyra gånger om dagen, om du självklart håller på toppen av dem är en integrerad del av ditt jobb och produktivitet. Trots det, försök att schemalägga tider för att checka in och stanna klart annars.
Använd principen "Gör, delegera, ta bort eller fil" för att hantera e-post, brev, räkningar, textmeddelanden, röstmeddelanden och andra förfrågningar.
Släpp Time-Wasters
Mycket tid slösas bort genom att förhalta, göra "upptagen arbete", besöka distraherande webbplatser - särskilt sociala medier - delta i onödiga möten, överredigeringsrapporter och interagera med chattiga kollegor.
Koncentrera på de uppgifter och aktiviteter som faktiskt "rör nålen" i verksamheten, och minska eller eliminera de som inte gör det.
Ta ofta Mini-Breaks
Även de mest trafikerade människor behöver rensa sina sinnen och sträcka benen nu och igen. Ta en fem till 10 minuters andning bort från ditt skrivbord eller jobba regelbundet. Ta en snabb promenad ute om du kan. Gör några sträckningsövningar eller gå upp och ner för trappan några gånger. Drick vatten. Ät ett hälsosamt mellanmål.
När du går kort från ditt arbete kommer du att slappna av din kropp och föryngra ditt sinne. Du kanske till och med upptäcker att du är mindre frazzled när du kommer hem efter timmar.
Delegat, delegat, delegat
Du behöver inte göra allt. Verkligen. Andra människor är ganska kapabla att hantera några av de uppgifter du normalt reserverar för dig själv.
Tänk på vilka arbetsuppgifter du kan dela med andra, och börja sedan sätta igång några av dessa ansvarsområden. Det kommer att låta dig fokusera på dina högprioriterade objekt samtidigt som dina medarbetare får chansen att växa och skina.
Lär dig att säga nej
Det är så litet ord än så svårt att säga. När någon frågar dig att göra något som inte är din passion eller prioritet, avvisa artigt men fast. Påminn dig själv att att säga nej till en sak ger dig friheten att säga ja till något annat som är mer uppfyllande och värdigt för din tid och färdigheter.
Sluta sträva efter perfektion
Du kommer sällan att nå det, och det är nästan alltid onödigt. Perfektionism kan leda till mikrohantering, dåliga relationer med medarbetare, förhalning, låg produktivitet, depression, stress och ångest.
De mest framgångsrika personerna är de som är nöjda när ett jobb är bra gjort. De räddar deras behov av perfektion för de få riktigt viktiga sakerna.
Vet när du ska be om hjälp
Om du är överväldigad på jobbet och det orsakar dig otillbörlig stress, lida inte i tystnad. Skjul Superwoman / Superman-bilden och förklara din situation för din chef eller handledare. Ohållbara arbetssituationer kan vanligtvis lindras, men det kommer att ta viss självkänsla från din sida.
Om ett balanserat liv fortsätter att elude dig eller om du upplever kronisk stress, prata med en professionell som en rådgivare, en mentalvårdare eller en prästperson. Dra nytta av de tjänster som erbjuds av ditt anställningsassistansprogram (EAP) om en är tillgänglig för dig.
Att låta ditt liv överväldiga dig vecka efter vecka, månad efter månad, kan leda till allvarliga fysiska, psykiska och sociala problem. Var positiv och vet att det finns lösningar på dina problem, men du måste söka hjälp.