Exempel och bästa praxis
När du har en kommande läkarmottagning eller speciellt om du vet att du har en rad kommande möten, informerar din handledare och håller honom eller henne i slingan om timingen bevarar ett positivt yrkesförhållande och säkerställer ditt arbete och dina kollegors arbete stannar i schema.
Denna situation kan uppstå om du har en pågående sjukdom eller tillstånd som kräver många medicinska möten eller kanske symtom som kräver flera resor för att få diagnosen.
Andra situationer inkluderar pågående medicinska möten för fysisk terapi eller för psykisk hälsobehandling med en terapeut eller psykiater.
För att göra det enklare kan du skriva dina mötesdetaljer skriftligen så att din chef har ett dokument som en påminnelse och för framtida referens. Konstruera ditt brev på ett respektfullt, rakt sätt och inkludera alla relevanta uppgifter som din chef behöver veta. Om du befinner dig fast och inte säker på hur du får ditt meddelande, använd följande exempel för att komma igång.
Satser att använda i ditt brev
Dessa exempel på frasering kan varna din handledare till problemet samtidigt som du hjälper till att upprätthålla din integritet.
Jag har inte haft det bra på senare tid, och min läkare bokade några möten för att försöka komma till botten av vad det än är. Jag har försökt att schemalägga dessa möten tidigt för att undvika att missa mycket arbete, men det har inte alltid varit möjligt. Här är listan över mina mötesdatum och -tider: [Lägg in mötesdatum och -tider].
Jag är försenad för flera medicinska möten och jag ville bara meddela dig i förväg att jag kommer att vara utanför kontoret eller börja sen på grund av dessa möten. Jag ska meddela dig om varje specifikt datum så snart jag schemalägger det. med tanke på väntelistan på min doktors och tandläkars kontor, misstänker jag att jag kan ge dig minst två veckors varsel före varje möte.
Jag har en veckotidning på onsdagar vid middagstid de närmaste sex veckorna, och jag måste ta en förlängd lunchpaus för att rymma den. Jag kommer säkert att stanna senare i slutet av dagen för att slutföra mitt arbete, om det behövs.
Jag kommer att vara frånvarande från måndag till onsdag nästa vecka på grund av doktors utnämningar av hälsoskäl. Jag har redan talat med Jim, som har gått med på att täcka för mig under den här tiden. Inget behov av att oroa mig och jag förutser att jag är bra och i topp fungerande ordning vid min återkomst.
Meddela din handledare om en doktors utnämning
Ge så mycket förhandsmeddelande som möjligt : Om möjligt, skicka ett e-postmeddelande som innehåller datum och tider för dina möten snarare än flera e-postmeddelanden när information blir tillgänglig.
Föreslå hur du ska hantera täckningen för ditt arbete: Oavsett om du kommer att göra arbetet själv, tilldela någon att täcka ditt arbete eller skift, eller om du vill att din handledare ska hantera arrangemangen.
Ge inte detaljerad information om din medicinska sak : Din chef bryr sig, men ju mindre de vet om din HIPAA-information, desto bättre. Om du vill se en terapeut att arbeta med psykiska problem, behöver du inte ange detta för din arbetsgivare. Det är bra att beskriva dessa besök helt enkelt som "medicinska" möten.
Här är ett generellt meddelandeexempel för när du behöver skicka ett e-postmeddelande om att du kommer att sakna arbete (eller har redan varit frånvarande) på grund av en enskild doktors möte.
Exempel på doktorns utnämningens e-postmeddelande
Ämne: Ditt namn - Läkarens utnämning
Kära [Handledarens namn]:
Vänligen acceptera detta brev som skriftlig anmälan om att jag inte kommer att kunna delta i arbetet tisdag den 3 augusti på grund av en tidigare planerad doktors tid. (Obs! Om en brådskande eller oförplånad doktorsavhandling uppstår som du inte kan planera framåt, märker du bara att du tyvärr inte kunde gå på jobbet på den angivna dagen och ber om ursäkt för att du inte kunde ge ett förhandsmeddelande.)
Vänligen meddela mig om jag kan lämna ytterligare information eller dokumentation.
Vänliga hälsningar,
Ditt namn
Skickar meddelandet
Så här håller du ditt mailmeddelande professionellt.
Livet händer, och arbetsgivarna inser att det av olika anledningar kommer anställda ibland vara frånvarande. Så länge du inte gör vana av vana och, när det är möjligt, ge förhandsanmälan om de tillfällen när du förutser att du saknar arbete, bör din tillfälliga frånvaro inte avspegla din arbetsprestanda negativt.
Anställda kan också behöva lämna ett ursäkta brev när de saknar tid från jobb till intervju eller av andra skäl. Dessa ursäkta bokstäver kan redigeras för att passa dina personliga omständigheter.