Att vara chef är ingen lätt uppgift. Du måste coacha ett helt team bestående av enskilda medlemmar, var och en med sina egna unika styrkor och svagheter. För att få bästa möjliga prestanda ur ditt lag som helhet behöver du coacha varje medlem av ditt lag individuellt. Även om två lagmedlemmar har exakt samma svaghet, kommer varje man att behöva hanteras annorlunda och var och en kommer att reagera annorlunda än den vägledning som erbjuds. Medan du vill vara rättvis när du hanterar alla dina anställda är det helt enkelt omöjligt att behandla alla på samma sätt.
Coach upp framför
Du vill se till att dina anställda är välutbildade innan de börjar jobba. Innan du sätter någon på telefonerna som kundservicerepresentant, se till att de vet hur man hanterar de vanligaste samtalen och ibland svåra samtal. Innan du låter en maskinoperatör skapa ett färdigt klädesplagg till salu, se till att de vet hur man använder alla aspekter av maskinen och vad som förväntas av dem.
I situationer som dessa, börja med att låta folk öva. Låt telefonsamtalet lyssna på en erfaren rep och när de är bekväma, låt dem svara på några samtal på egen hand medan du (eller någon annan) observerar dem. Ge maskinoperatören de enklaste delarna av den produkt som de kommer att ansvara för först och när de har behärskat det här arbetet, låt dem gå vidare till de svårare delarna. Det är under dessa träningspass att din coachning (och träning) börjar.
När du tränar medarbetare under träningsperioden, hjälp dem med följande:
Vad förväntas av dem: Du förväntar dig exempelvis att de inte tar så många samtal som den högre representanten, men du förväntar dig att de ska hantera en viss samtal varje dag. Var specifik och ge dem ett exakt nummer. Låt dem också veta att du förväntar dig att deras samtalsvolym växer, eftersom deras komfortnivå växer.
Vanliga misstag: Låt medlemmen känna till de typer av misstag som folk på laget brukar göra, varför, och hur kan de undvika att göra samma misstag
Tips och tricks: Dela med dem några av de saker du har lärt dig som hjälper dem att lära sig det bästa sättet att göra jobbet. Om du till exempel behåller de tomma delarna av den produkt du producerar till vänster om manövermaskinen (för en högerhändig operatör) kan du noggrant placera den färdiga delen på facket för nästa station med din högra hand medan du använder din vänstra hand för att skjuta nästa del mot maskinen. Denna enkla tips (och råd) effektiviserar processen.
Löpande Coaching
När din lagmedlem har avslutat sin träning betyder det inte att din coachning slutar. Fortsätt dela med dem saker som kan hjälpa dem att bli bättre och påminna dem hur man undviker de saker som saktar ner dem eller hämmar kvaliteten på sitt arbete. Kom ihåg att coaching har ett mål. I slutändan vill du förbättra prestationsnivån för ditt lag, och det uppnås individuellt i taget.
Coaching efter en händelse
Trots dina bästa ansträngningar inträffar misstag. En telefonrepresentant ger kunden ett felaktigt svar som gör att de hotar en rättegång. När detta händer är ditt första steg att lösa problemet ur ett företagsperspektiv och för det andra, coacha individen så att misstaget inte händer igen. Du kan behöva påminna dem om rätt procedur eller svar. Det viktiga är att vara positiv och vara stödjande eftersom vi alla gör misstag. Men om detta inte är första gången de har gjort detta misstag måste du direkt adressera det med dem också.
Tänk på deras misstag som ett undervisningsmoment och se till att de förstår vad som gick fel och hur man undviker det i framtiden. Mest av allt behöver du inte demotivera dem. Efter någon coachning, vill du att dina anställda är angelägna om att göra det bättre, inte köra på sitt skrivbord av rädsla.
Slutsats
Coaching är ett mycket kraftfullt verktyg som en chef kan använda för att förbättra deras lagers prestanda. Du tränar varje individ på laget som individ, men också som medlem i laget. Coach dem i förväg så att de är beredda. Tränar dem som tiden går så de fortsätter att förbättra sig. Och coacha dem när de gör ett misstag. Var positiv och motiverande och de kommer att förbättra lagets prestanda genom att förbättra sin egen prestation.