Chanserna är att när någon främjas till sin första ledningsroll kommer det att bli första gången de hanterar en avdelningsbudget.
De flesta nya chefer får liten eller ingen formell utbildning i hur man utvecklar en budgetprognos, spårar sina utgifter eller hur man gör medeljusteringar under halvåret. De lämnas ofta ett kalkylblad eller rapport från deras chef eller finansavdelningen och förväntas veta hur man gör det eller lära sig genom försök och fel.
Medan "rättegång och fel" kan vara ett effektivt sätt att lära sig en ny färdighet, skulle det vara bättre om en ny chef inte behövde göra för många smärtsamma fel. Här är några tips.
Investera tiden för att lära dig rätt från början
Det finns ingen bättre tid att fråga "dumma" frågor än när du är helt ny på någonting och aldrig gjort det. Bättre att fråga och tillbringa tiden upplärning, snarare än vänta tills någon måste påpeka dina misstag. Begär tid från din chef (eller föregångare om du kan) för att se över den underliggande filosofin, de övergripande målen, formatet och varje rad. Om din organisation har en ekonomisk person, be den personen att spendera tid med dig också. De flesta kommer att vara smickrade och villiga att dela sin expertis.
När allt kommer omkring, om de kan träna dig hur man gör saker enligt deras specifikationer i förskott, kommer du att ha mindre huvudvärk för dem senare.
Ta kursen "Finans och budget för icke-finansiella chefer"
Kolla med din lokala högskoleskolor, under "Executive Education." De flesta företagsskolor erbjuder en till tre dagars, icke-kreditkurser. Under eller efter kursen, ta dig tid att granska ditt företags årsredovisning och förstå de olika finansiella förhållandena och rapporterna.
Hantera din avdelning budget som det är ditt eget företag
När vi arbetar för stora organisationer tenderar vi att behandla "företagets" pengar som att det växer på träd. Det gör inte, och det är nu ditt jobb som chef att ta personligt äganderätt till din avdelningens resurser.
Var en lagspelare
Om möjligt, granska din chefs budget. Även om det är viktigt att ägna sig åt din budget, är din enhet en del av en större enhet. Be din chef att visa dig var din budget passar in och stöder den stora bilden samt de ömsesidiga beroenden med dina kamrater. Det kan finnas tillfällen då en annan avdelning behöver pengar för mål som har högre prioritet än din. Vänta inte på att bli ombedd eller ta den bort - var proaktiv och erbjuda att hjälpa din chefschef. Du kommer att ses som strategisk och samarbetande.
Spela inte dumma spel
Bara för att "alla gör det" betyder det inte att det inte är dumt och dåligt för företaget. Ett exempel på ett typiskt dumt budgeteringsspel som chefer spelar är "använd det eller förlora det spendera." Det är när du kommer nära slutet av året och din budget går under din prognos. Under tidigare år, när du underskred, fastställdes nästa års budget baserat på det årets faktiska. Så för att du inte ska få din budgetnedskärning igen, går du på en shoppe-köpa saker du inte behöver eller strumpas upp bara om du kanske behöver det.
Spåra dina utgifter månadsvis och gör proaktiva korrigeringar
Antag inte att "någon" kommer att berätta när du är över budgeten. Faktum är att du kanske behöver fråga om månadsrapporter eller hålla reda på dig själv. Vänta inte till slutet av året, när det är en överraskning (till dig och din chef). Då är det för sent att undersöka och göra korrigeringar. Var ansvarig, mät själv och rapportera proaktivt till din chef.
Var transparent och involvera ditt lag
Dela din budget med ditt team, kanske till och med få dem att delta i att skapa prognosen. Att involvera ditt team och hjälpa dem att förstå budgetprocessen skapar en känsla av delat ägande och uppmuntrar dina anställda att hitta kreativa sätt att hantera utgifterna.
Var strategisk
Ta inte bara förra årets aktualiteter och lägg till tio procent till nästa års prognos. Börja med att utveckla en strategi och mål och bestäm sedan de resurser som krävs för att uppnå dessa mål. Om du behöver mer än förra året, förbered sedan ett affärssak för att motivera din begäran om ytterligare finansiering.
Överdriv det inte
Samtidigt som du hanterar budgeten är en viktig roll för en chef, förlorar du aldrig de viktigaste tillgångarna: ditt folk! Se till att du spenderar minst fem gånger hur lång tid det är att utveckla ditt lag som du klarar av.