5 sätt att skilja på projektarbete och vanligt arbete
Arbetar du på ett projekt? Eller är det du gör del av den dagliga verksamheten i ditt företag?
När jag pratar med människor i team, säger de ofta till mig att de inte är säkra på huruvida de arbetar på ett projekt eller "bara" gör affärer som vanligt. Båda roller är nödvändiga i en organisation och lika giltiga, men det kan hjälpa till att förstå vad du jobbar på så att du bättre kan se var det passar i organisationen övergripande.
Låt oss rensa upp skillnaden så att du är säker på vad ett projekt är och vad som är en del av verksamheten som vanligt. Det finns fem huvudsakliga skillnader mellan projektarbete och affärer som vanligt arbete. Du kommer ofta att se "affärer som vanligt" förkortat som BAU.
Projekt Ändra Business; BAU identifierar förändring
För det första är det en skillnad i hur förändringen hanteras.
Affärsverksamhet som vanligt drivs av verksamheten. De håller lamporna på. De tjänar kunder, och de träffar mål. BAU-team är också de första som vet när de befintliga affärsprocesserna inte fungerar och inte längre passar för ändamål. När det händer är BAU-lagen de som identifierar behovet av förändring.
En chef, som en del av en strategisk granskning, kan föreslå vilka förändringar som behöver göras för den divisionen eller affärsenheten för att nå sina mål. Eller en ljus gnista i en avdelning kan lägga fram ett förslag till förändring genom ett förslag till anställdes förslag. I den andra änden av spektret kan du ha en hel affärssak som producerats av en chefschef för att leverera förändringar som krävs för att deras division ska nå sina mål för året.
Det är inte bara effektiviserande affärsprocesser. De som arbetar i BAU-roller kan också inse att förändring är nödvändig på grund av förändringar i regelverket eller som en del av konkurrenssituationen för organisationen. Frontline personal arbetar för att leverera strategi, och de vet vad de vill vara annorlunda för att komma dit.
Projekt är mekanismen för att genomföra den förändringen. Projekt levererar förändring till och genom BAU-funktionerna med projektledning. Vi kommer att klargöra vilken projektledning som är vidare. Projektorganisationen arbetar med att leverera den förändring som BAU-lagen har identifierat. Detta händer när det har gått igenom ett projektgodkännandeprocess som normalt är ett affärssak och godkännande av ledande befattningshavare.
Det är inte att säga att personer i en projektroll aldrig någonsin kan föreslå förbättringar i affärspraxis, men de kommer att göra det under deras roll som anställd snarare än som en del av sin projektroll.
Denna delning, som du också hör sammanfattad som "ändra verksamheten, driva verksamheten", är märkbar i slutet av projekten också. Ändringen som ett projekt implementerar är att leverera en produktion. Det kan vara en ny mjukvara, en byggnad, en ny tjänst eller något annat. BAU-teamet är ansvarigt för att ta det och utnyttja det bra för att ge affärsmässiga fördelar. Med andra ord ger projektet möjligheten att få fördelar, och BAU-verksamheten använder den förmågan att få fördelarna.
Projekt Hantera Risk; BAU Mitigates Risk
För företag som vanliga funktioner är effektiva, hittar du att BAU-team försöker mildra all risk för verksamheten. Att ta osäkerheten ur verksamheten för bättre organisationsstabilitet och repeterbara processer är en bra sak.
Genom sin natur att vara unik och osäker kräver projekt ett riskfaktor. Företaget gör lite språng i det okända, bara genom att göra ett projekt, eftersom det introducerar förändring och levererar någonting som inte fanns tidigare.
Projektlag leder därför risken på ett annat sätt till BAU: s sida av organisationen. Projektledare försöker hantera risken, både positivt och negativt, för att få de bästa resultaten. Det kan innebära minskande risk för att försöka begränsa sannolikheten för att det kommer att hända, men det innehåller också andra riskhanteringsstrategier. Det är osannolikt att du någonsin kommer att släcka risken för ett projekt, men du kanske kan göra det av bra operativa skäl för ditt BAU-arbete.
Projekt är tidsbundna BAU är pågående
Projekt har en början, en mitt och ett slut. Detta är projektets livscykel. Faktum är att det mest definierande kännetecknet för ett projekt är att det slutar. Projektledaren och projektgruppen arbetar med projektet under den här tiden. Därefter upplöses laget under överlämnandet och nära fasen i slutet.
BAU slutar inte. Du kan förstås stänga av en funktion eller stoppa en process om det inte längre krävs för verksamheten - även om det skulle hanteras som ett projekt !. En BAU-funktion producerar pågående arbete utan förutsett slutdatum.
Projekt kan aktiveras BAU kan ofta inte vara
Projekt kan kapitaliseras och ofta kan BAU inte vara - du är beroende av driftskostnader för din pågående verksamhet som vanligt arbete. Med andra ord är redovisningsbehandlingarna för projekt och "andra" uppgifter olika.
Projektfinansiering avser ofta att få tillgång till service, vilket innebär att kostnaderna kan kapitaliseras. I vissa fall kan du till och med ta projektkostnader under linjen beroende på var du befinner dig i världen och dina lokala redovisningsregler.
BAU-kostnader anses normalt uppex (rörelsekostnader) och spåras i företagets resultaträkningar.
Projektfinansiering och företagsfinansiering är i allmänhet ett mycket specialiserat område, så det är alltid bäst att ta råd från dina finansexperter innan du gör några bedömningar om vad som borde och borde inte kapitaliseras i din organisation. Redovisningsregler skiljer sig från land till land, och även från organisation till organisation där enskilda företag har särskilda processer och sätt att göra saker.
Om du är osäker, kolla alltid!
Projekt involverar korsfunktionella lag; BAU involverar funktionella lag
Slutligen är det en stor skillnad i sminken av projektlag. Projekt tenderar att involvera tvärvetenskapliga experter som samlats för att leverera en viss produktion. Att veta hur man motiverar ett projektlag är viktigt eftersom ibland projekt startar utan att målet överlämnas till alla. Om människor inte har en klar förståelse för vad de jobbar med, tenderar de inte att göra sitt bästa arbete.
Projektlag består av personer som fyller särskilda roller. Det här är inte jobbtitel men positioner inom projektet med tydliga ansvarsområden. Huvudrollerna i ett projektteam är:
- Projektets sponsor
- Projektledare
- Seniorleverantör (den organisation som ansvarar för arbetet, vilket kan vara ett internt team som IT eller en extern entreprenör eller leverantör)
- Kund (det här kan vara en intern kund som en annan avdelningschef eller, i en kundserviceorganisation, kunden för vilken du levererar projektet)
- Ämnesämnesexperter (människor tog in på laget antingen under projektets varaktighet eller en del av det som använder sin kompetens för att bidra till projektets framgång).
Ta reda på mer om rollerna i ett projektteam.
BAU-arbetet förvaltas däremot av funktionella lag. De är experter i sig men grupperade ihop som en division och normalt med mindre korsfunktionell överlappning till andra avdelningar än projektlag.
Det är normalt mycket tydligt vad de ska jobba på och målen för laget. De kommer att ha tydliga mål och en vision för den roll som avdelningen spelar i företaget. Ett exempel skulle vara ett kundservice team, som arbetar som en del av en större kundservice division hantering samtal och e-post från kunder om din produkt.
Det är komplicerat: det finns överlappningar. Till exempel är en gruppledare i det kundsamtalet en specialist inom sitt område. De kan utses till ett projektteam för att hantera ett arbetspaket och resurserna relaterade till leverans av en del av ett projekt som berör kundkontakt. Men i sitt projektarbete tar de rollen som ämneexpert, inte kundtjänstledare. Som projektgruppmedlem kommer de att ansvara för sin del av projektbudgeten och ha ett högt utrymme för skönsmässig bedömning kring hur arbetet utförs för att möta slutmålen.
De kanske inte har detta i sin BAU-roll.
Konflikten mellan BAU och Projekt
Projektarbete och BAU-arbete kan sitta fint tillsammans med varandra, men oftare är det ingen spänning. Det händer eftersom projekt försöker ändra status quo. Status quo fungerar ganska bra, och människor för det mesta inte gillar förändring, så det kommer alltid att bli lite spänning där.
För det andra, när du frågar människor att gå med i ditt projektteam, kan de drabbas av en lojalitetskonflikt. Är deras första ansvar för sitt dagjobb eller projektet? Tydliga mål och ett starkt engagemang i projektet från förvaltningen kan hjälpa här, liksom hålla kommunikationslinjer öppna så att de vet vad företagets och teamets prioriteringar ska vara.
För det tredje är det alltid viktigt att hålla verksamheten igång. Det har en implikation för projektlag som kan se deras finansieringsklipp, viktiga resurser dras tillbaka till BAU-roller och tidsplaner försenade eftersom arbetet med att hålla den dagliga verksamheten i organisationen går är att dra fokus.
Projektledare kan bli frustrerade med detta men det kommer alltid att bli så, och det borde vara. Det finns ingen anledning att leverera ett fantastiskt projekt om bolaget har brutit under tiden och det finns ingen kvar att använda det du har byggt!
Med dessa riktlinjer i åtanke bör det vara lätt att se om du arbetar med projekt eller BAU eller båda.