Heads Up: federala lagar och statliga lagar kan skilja sig åt
En av de stora sakerna om mänskliga resurser är att vi har massor av pappersarbete. Ton och ton och ton. Beviljas, det är mycket elektroniskt idag, men principen förblir. HR gör rekordhållning. Och vi måste behålla dessa register, men hur länge?
Här är grundläggande riktlinjer för HR-registrering. Kom ihåg att de statliga lagarna kan variera från dessa riktlinjer. Om statliga lagar och federala lagar står i konflikt, behåll alltid journalerna baserat på vilket krav som är längre. Det är bättre att hålla något för länge än inte tillräckligt länge.
Anställningsrekord: 1 år
Du måste spara alla de CV, intervjuanteckningar, ansökningar och jobbannonser, och till och med en registrering av dina sökningar genom ditt sökningsspårningssystem i ett år efter det att beslutet om att göra ett erbjudande gjordes. Så, om du intervjuar en sökande, och hela processen drar på i tre månader, är det inte förrän det slutliga anställningsbeslutet fattas att klockan börjar ticka.
Varför måste du göra det här? Om någon någonsin ifrågasätter ditt anställningsbeslut, måste du visa att du inte var olaglig diskriminering på något sätt, form eller form. Lagar som amerikanerna med funktionshinder, avdelning VII, och många andra kräver att du visar att du är i överensstämmelse. Underhålla dessa poster hjälper dig att göra det här.
Drug Test Records: 1 år eller 5 år för transportjobb
Om du behöver läkemedelsprovning för föranställning, är det en del av anställningsrekordet, och du borde behålla en kopia av resultaten i ett år. Om du gör ytterligare drogtestning, oavsett om det är en händelse på jobbet eller som en del av en slumpmässig kontroll, måste du även behålla dessa poster i ett år. Men om du är föremål för avdelningen för transportbestämmelser, är den minsta tidsramen för drogtestrekord fem år.
Lön / Tidskort, etc.: 3 år Minimum, 5 år efter uppsägning rekommenderas
Lagen kräver att du upprätthåller dessa dokument i tre år, men de senaste rättegångarna innebär att det skulle vara smartare för dig att behålla dem längre. Du vill behålla en rapport om hur mycket varje anställd har betalats och hur många timmar de arbetade för hela sin tjänstgöring i ditt företag. Håll dina register i minst fem år efter att arbetstagaren lämnar, oavsett anledning.
För befriade anställda behöver du naturligtvis inte behålla tidsposter, eftersom lönen är densamma oavsett antalet arbetade timmar. Men om du någonsin har kategoriserat en anställd som befriad när hon borde ha varit undantagen, kan dessa arbetade journaler vägleda dig för att betala skyldig övertid.
Se till att du inkluderar hur företaget beräknat betala. Till exempel måste du spåra om det var rakt lön, lön plus provision, övertid, bitarbete eller rakt timlön.
Du behöver göra detta inte bara för löne- och skattefrågor, men många andra beslut är beroende av antalet arbetade timmar. Till exempel är berättigandet för FMLA beroende av antalet arbetade timmar på ett år. Om du har en arbetstagare som är undantagen på fritiden kan du överväga att kräva tidsinspelning för att bestämma FMLA-behörighet. Du måste också kunna bevisa att du betalade dina arbetare under alla timmar som de arbetade med.
Form I-9: 3 år efter hyra, 1 år efter uppsägning, vilken som helst senare.
Håll anställd I-9 Form, lagrad separat från dina personaldokument, i tre år efter att du anlitat arbetstagaren och ett år efter anställningsavslutningen, vilken tidpunkt som helst senare.
Information om hälsa / pensionsförmåner: 6 år
Du måste hålla anteckningarna över dina planer för alla dina fördelar i minst sex år. Domstolarna har hävdat att om en anställd stämmer med dig och säger att han eller hon förtjänar en högre pension, är det exempelvis arbetsgivarens ansvar att bevisa att de inte är skyldiga mer, inte medarbetarens ansvar att bevisa att de gör. Håll alla dessa sammanfattande planbeskrivningar.
Om du har tidigare anställda som är berättigade till COBRA och förlänger deras hälsofördelar, bör du också behålla dessa register i sex år för att vara säkra. Lagen specificerar inte retentionen, men eftersom detta kan gälla enligt lagen om arbetstagares pensionsinkomstskydd (ERISA), kräver denna lag retention i sex år. För att vara på den säkra sidan, kasta inte dessa poster.
FMLA-poster: 3 år
När en anställd begär FMLA, måste du behålla den pappersspåret, även om du nekar ledigheten. Se till att du håller reda på varje anställdas ledighet - när det började och hur mycket tid som används. Om arbetstagaren har intermittent FMLA, se till att du spårar varje ledighet och dokumenterar hur många timmar som används. Datum och antal timmar ska dokumenteras. Kom ihåg att intermittent ledighet kan användas i några timmar om dagen eller några dagar i veckan. Dokumentera allt och behåll dessa poster.
Kom ihåg att detta inte är en omfattande lista och gäller endast federala stadgar. Du kan bli föremål för ytterligare lagrings lagar om du till exempel är en federal entreprenör eller ditt land har olika standarder. När du är i tvivel, kasta inte ut den.
Du kan få tillgång till ytterligare resurser om registrering och obligatorisk rapportering hos Society of Human Resource Management (SHRM).
Ansvarsfriskrivning: Observera att informationen som lämnas, samtidigt som den är auktoritativ, är inte garanterad för noggrannhet och laglighet. Webbplatsen läses av en världsomspännande publik, och arbetslagar och bestämmelser varierar från stat till land och land. Snälla söka juridisk hjälp, eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att se till att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är för vägledning, idéer och hjälp.