En Deloitte- undersökning av cirka 2500 chefer i 94 länder fann att överväldigade ledare och anställda är ett globalt problem med konsekvenser, inte bara för dessa ledare utan också för deras organisationer.
Multinationella organisationer arbetar i en "Sun never sets" arbetsflöde eftersom de erbjuder kontinuerlig service till sina kunder. Vår 24/7-teknikanslutna anslutning innebär att ledare alltid är på uppringning för att svara på frågor inom organisationen eller från externa kunder.
Med tanke på att ledare utsätts för dessa krav och 24/7-förfrågningar, är det allmänt accepterat att fokus och disciplin är vad som skiljer toppartisterna i alla strävanden från sina motsvarigheter. En uppsjö av användbara böcker har skrivits de senaste åren om ämnet utveckling och fokus. Böcker som "Habitens kraft" av Charles Duhigg, " Be Excellent at Anything" av Tony Schwartz och "Progress Principle" av Teresa Amabile är bra utgångspunkter.
Ledare som effektivt håller sig från att bli överväldigade är inte annorlunda
I 2014 genomförde ledarskapsrörelsen forskning med exceptionella ledare i fem länder i Asien och Stillahavsområdet. Deltagarna i studien genomförde en 360-gradersbedömning och uppnådde sådana positiva resultat som de bedömdes i de översta fem procenten av databasen - poängen över 95% av de tusentals ledarna i databasen. För att lära sig vad som gjorde det möjligt för dessa ledare att vara så exceptionellt fokuserade den här studien på att fånga de interna tänkningsmönster och dagliga rutiner som dessa ledare använde hemma, före, efter arbetet och även på helgerna.
Resultatet var inblick i hur dessa ledare utvecklade så starka ledarskapsförmåga och hur de minimerade att bli överväldigade i sina roller. Dessa ledare hade upptäckt att en tvådelad daglig övning med avsiktligt ledarskap, kombinerat med fyra dagliga vanor, gjorde det möjligt för dem att minimera känslan av att vara överväldigad, utveckla exceptionell ledarskapskapacitet och göra dagliga framsteg när det gäller att uppnå sina mål.
Daglig avsikt inställning och reflektion hjälper till att minimera överväldigande
Vår studie visade att dessa framgångsrika ledare självständigt hade kommit fram till en liknande process och nästan identiska reflektions- / planeringsfrågor. Varje morgon före arbetet påbörjades de fem huvudfrågor :
- Som ledare, vad behöver min organisation mest av mig?
- Vilka är de viktigaste projekten jag måste slutföra idag / den här veckan / den här månaden / i år?
- Hur ser jag till att min tid används effektivt idag?
- Som ledare, vem försöker jag utveckla idag?
- Hur leder jag till att jag inte är blockerare som ledare?
I slutet av varje dag tog ledarna i vår studie 5-15 minuter för att se över de ansträngningar som de hade gjort den dagen och notera de framsteg som gjorts. Att utnyttja disciplinen för en kvällsöversikt gjorde det möjligt för dem att "stiga ovanför bullret" av den äldsta ledarskapets frenetiska karaktär och att lugnt granska hur de "visade sig" som ledare under den dagen. Några ledare i vår studie skrev sina svar i en personlig journal, medan andra bara reflekterade över dem, medan vissa betygsatte sina ansträngningar eller framsteg.
Fyra möjliga dagliga vanor:
- Träna varje dag i minst 30 minuter . Det här är inte en ny idé, men alla ledare i vår studie hade funnit att de dagar de inte utövade, som ledare var de mindre effektiva och mer överväldigade. Motion ger en frigöringsventil för den stress som utvecklas under dagen, men också en bra tid att tänka igenom idéer och strategier. En vd i Auckland kommenterade att varje dag gick hon i 35 minuter på en direkt väg till hennes hem från kontoret. Dagarna som var stressiga gick hon målmedvetet en längre rutt, upp till 60 minuter, för att säkerställa att hon hade behandlat hennes bekymmer innan hon gick igenom hennes hemdörr.
- Aldrig acceptera en inbjudan till ett möte om inte mötesagendan är förutbestämd . Åtminstone måste de beslut som fattas i mötet beskrivas i inbjudan. Dessa ledare vet att deras tid är mycket värdefull och det är lätt att slösa tid i möten. En ledare i Sydney berättade att när han genomförde denna enkla regel med sitt ledarskapsteam och deras direkta rapporter, blev deras kollektiva tid befriad med över 20%! Organisationen lärde sig snart att tänka igenom anledningarna att bjuda in ledande ledare till möten och att vara beredda att göra det.
- Var tydlig på vem du ska spendera kvalitetstid med. Ledare kommer alltid att ha önskemål om sin tid och känner sig ofta skyldiga att säga ja till varje förfrågan, inklusive sociala önskemål från bekanta eller vänner från ett avlägset förflutet. Våra studier illustrerade exceptionella ledare blir mycket skyddande för sin tid, särskilt på helgerna. De skyddar avundsjukt socialtidsarbete för att tillbringa det med de som de verkligen vill - deras familj och nära vänner. De inser att tiden är en knapp resurs och de strävar efter att inte spendera det flippantly.
- Reflektionstid är en investering i självledande. Författare och populär podcaster, Tim Ferris, beskriver att varje framgångsrik person som han intervjuat på sin podcast hade en daglig reflekterande övning av något slag. Vår studie visade också att ledare som reflekterade dagligen på viktiga aspekter av deras ledarskap var mycket sannolikt kunna minimera källorna att bli överväldigade och maximera sin personliga effektivitet.
Poängen:
Verkligheten är att även ta mellan 10-20 minuter per dag för att göra båda delarna av denna övning kräver disciplin. Ledarna i vårt forskningsprogram kommenterade att deras ledarskapsutveckling eller mognad hände över tiden genom pågående lärande, test av idéer, förändrade beteenden och reflekterande över framsteg. De belöningar de fick var inte bara isolerade för att förbättra ledarskapets effektivitet, de lyckades också att minimera överväldigande.
Förutom att ta emot dessa professionella belöningar kommenterade alla ledare att eftersom de utvecklade dessa dagliga processer var de lugnare i sina personliga liv, bättre partner till sina makar och bättre föräldrar till sina barn. De hade också förbättrad fysisk hälsa och njöt av att utveckla andra människor mer än de någonsin hade förväntat sig.
Samtidigt uppnås starka affärsresultat.
Om Författarna:
Bob Anderson är grundare och ordförande för Ledarskaps Circle och Full Circle Group. Han är medförfattare till "Mastering Leadership" som släpptes 2015 genom Wiley.
Padraig O'Sullivan är en partner i ledarskapscirkeln och chefen för coachning för hela cirkelgruppen. Baserat i Sydney är han författare till "Foreigner In Charge" bokserien.