Som chefer spenderar vi för mycket av vår dag och försöker passa mer arbete till mindre tid. Ett vanligt svar för överarbetade yrkesverksamma på alla nivåer är att försöka multitask genom att utföra flera aktiviteter samtidigt. Problemet är att multitasking inte fungerar.
Multitasking fungerar inte
Tänk dig till exempel att när du borstar tänderna på morgonen börjar du tänka på agendan för ett stort möte senare på dagen. Det tar inte mycket av din hjärnans bearbetningsförmåga att borsta tänderna och du kan faktiskt kunna koncentrera sig på agendan medan du mekaniskt hanterar din morgontänder rengöring uppgift.
Men hur är det med två uppgifter som kräver mer av din hjärnans kapacitet? Du kanske pratar i telefon medan du förbereder frukost. Du kan få båda uppgifterna gjort rätt, men möjligheten till misstag på grund av bortfall i uppmärksamhet är stor. Och som vi alla vet, blandar
Chunking fungerar bättre
Chunking "beskriver hur mänskligt minneutnyttjande fungerar. Det är viktigt att komma ihåg detta koncept när vi tittar på att utföra flera uppgifter samtidigt. Vi växlar faktiskt mellan dem istället för att göra dem samtidigt (även om du borstar tänderna kan verka som om de är samtidiga).
Tänk dig att du är i telefon när någon går in på ditt kontor. De ber om ditt råd eller ett snabbt beslut om ett problem. Du slutar lyssna på personen i telefonen, skanna anteckningen framför dig, svara på ett svar och gå tillbaka till telefonsamtalet. Du gjorde inte de två aktiviteterna (telefonsamtal och personligt samtal) samtidigt.
Du gjorde faktiskt tre uppgifter i följd; startade telefonsamtalet, hade samtalet i person och återupptog sedan telefonsamtalet. Precis som i frukostexemplet ovan kunde du ha fått dem båda gjort bättre, och på mindre total tid, om du hade gjort dem en efter en i stället för samtidigt. Anledningen är att när du börjar varje uppgift måste du fokusera på det och komma igång.
Starttid dödar multitasking
När du startade telefonsamtalet måste du tänka på det, hitta telefonnumret och ringa samtalet. När du avbröts, var du tvungen att räkna ut vad personen ville ha av dig för att kunna ge dem ett beslut. Slutligen, när du återupptog telefonsamtalet, var du tvungen att komma ihåg var du slutade. Du kanske till och med måste säga, "Oj, förlåt, någon gick in. Vad sa du?"
Ju fler börjar och slutar göra under dagen, desto mer tidskrävande start-up-moment har du. Dessa stunder är icke-produktiv tid. Om du har en daglig rapport att förbereda är uppstartsmedlet förmodligen ganska kort jämfört med det för rapporten du gör kvartalsvis. Ändå, om du förbereder den rapporten och du blir avbruten, har du nästan lika lång tid för uppstart varje gång.
Jag kan skriva min veckovisa rapport om cirka 30 minuter utan avbrott. Jag har haft det ta flera timmar att slutföra helt enkelt för att mitt jobb är i drift och kräver att jag hanterar oförutsedda uppgifter mycket. (Det är kod för att jag har många avbrott i min tid.) Men den skyldige var inte de människor som avbröt mig. Den skyldige var den tid som krävdes för startmoment varje gång jag startade rapporten igen.
Några gånger behöver du flera uppdrag
Okej, ibland måste du multitaska. Ditt jobb kan fungera som mitt. Så vad är bättre än multitasking? Chunking är bättre.
Chunking är konceptet att bryta upp din dag till större bitar istället för att reagera på ständiga avbrott. Ju fler bitar av tid du kan ägna åt specifika uppgifter, desto färre startmöjligheter kommer du att få, och effektiviteten förbättras på rätt sätt. Eftersom du inte kommer att spendera så mycket tid i startmoment kommer du att ha mer tid, och du kommer att bli mer klar. Som en bonus, eftersom du kommer att kunna fokusera på den enskilda uppgiften till hands, kommer du att göra det bättre.
Som sidebar har projektledare för länge sedan räknat ut kraften i den här tekniken och skapat en egen version av "chunking" via arbetsfördelningsprocessen.
Komma igång med Chunking
Så hur kan du börja chunking?
- Börja små tills du känner det. Välj en enskild uppgift, kanske din veckovisa rapport.
- Sätta undan de 30 minuter du vet att den kommer att ta.
- Stäng din dörr eller sätt på ett tecken som läser "Genius på jobbet" eller något sådant och koncentrerar dig sedan på rapporten och ingenting annat än rapporten.
- Ignorera telefonen.
- Kontrollera inte e-post.
- Skriv bara rapporten.
Försök samma med telefonsamtal, anställdas möten och andra regelbundna aktiviteter. Fokusera, klumpa dina dagar ute, och efter några veckors träning kommer du att känna och vara effektivare.
Poängen
Slösa inte så mycket av din tid på att försöka med flera uppdrag. I stället gör dig effektivare och mer produktiv genom att chunking. Medan termen är besvärlig är konceptet effektivt!
-
Uppdaterad av Art Petty