Vid anställning för ett nytt jobb måste anställda bevisa att de lagligen har rätt att arbeta i USA. I-9-formuläret är dokumentet som anställda måste slutföra för att verifiera deras behörighet att arbeta i USA
Vad är en I-9 Form?
Arbetsgivare är skyldiga att verifiera identiteten och berättigandet till arbete för alla nya anställda. En formulär för sysselsättningskompetens (I-9) är en blankett som skapats av USA: s medborgarskaps och invandringstjänster (USCIS) -sektorn vid Department of Homeland Security (DHS) som måste slutföras för varje anställd anställd i USA.
I-9-formuläret används för att verifiera en anställds identitet och att bestämma att han eller hon är berättigad att börja arbeta för företaget. Se till att du använder den senaste versionen av I-9, formuläret reviderades den 17 juli 2017.
När anställningsformulär är slutförda
En ansättningsberättigande blankett (I-9) måste fyllas i för alla nya anställningar. Arbetsgivaren måste verifiera anställningsberättigande och identitetshandlingar som presenteras av arbetstagaren och registrera dokumentinformationen på I-9-formuläret inom tre dagar efter anställning.
Om en arbetsgivare misslyckas med att fylla i och upprätthålla I-9 formulär för varje ny hyra kan de bli föremål för böter eller andra juridiska konsekvenser från Arbetsgruppen. Anställda måste tillhandahålla dokumentation för att stödja deras anspråk och bevisa att de har laglig rätt att arbeta i USA
Dessutom måste anställda lägga fram originalhandlingar, inte fotokopior.
Det enda undantaget är att en anställd kan presentera en certifierad kopia av ett födelsebevis.
På formuläret måste arbetsgivaren verifiera anställningsberättigande och identitetshandlingar som presenteras av arbetstagaren och registrera dokumentinformationen på I-9-blanketten.
Bakgrund till lagstiftningen
I 1986 års invandringsreform och kontrolllag (IRCA) ansågs amerikanska arbetsgivare lagligt ansvariga för kontroll av anställningsberättigande som krävs för alla nya anställda.
Den första delen av formuläret I-9 ska fyllas i av den anställde och arbetsgivaren är skyldig att slutföra den andra sektionen inom tre dagar efter anställdens startdatum. Även om formuläret I-9 inte är obligatoriskt för volontärer eller kontraktsanställda, krävs utländska medborgare om anställningsvisum för att fylla i formuläret för att visa sin juridiska status i USA.
Om en anställd inte kan läsa eller skriva på engelska, tillåter formuläret för en översättare eller juridisk förhandlare att fylla i formuläret på den anställdes vägnar. Från och med oktober 2004 kan I-9-verifieringsprocessen slutföras elektroniskt.
Nödvändig dokumentation för att bevisa att arbetet är berättigat
Förutom din grundläggande personuppgifter, när du fyller i en I-9-blankett måste du tillhandahålla ett dokument som fastställer din identitet och din behörighet att arbeta i USA. Dokumentationen innehåller vanligtvis någon typ av fotoidentifiering och bekräftelse av laglig status i landet för att kryssrutta behörigheten att arbeta i USA.
Godtagbara I-9-dokument
Det finns tre kategorier av dokument som du får lämna in. Anställda är skyldiga att lägga fram ett av dokumenten från lista A eller ett av dokumenten från lista B och ett av dokumenten från lista C.
Lista A (Dokument som fastställer både identitet och anställningsberättigande)
- United States Passport
- Permanent Inresekort eller Främmande Registreringsbevisskort (I-551)
- Tillfälligt bosatt kort (I-688)
- Anställningstillståndsdokument (I-766, I-688B, eller I-688A)
- Utlandspass med tillfälligt I-551-stämpel
- För utlänningar som är behöriga att arbeta endast för en viss arbetsgivare, utländskt pass med blankett I-94 som tillåter anställning hos denna arbetsgivare
Lista B (Dokument som endast skapar identitet)
- Körkort utfärdad av en stat eller en extern innehav
- ID-kort utfärdat av en stat eller en extern innehav
- Native American tribal dokument
- Kanadensisk körkort eller ID-kort med ett fotografi (för kanadensiska utlänningar som är behöriga att bara arbeta för en viss arbetsgivare)
- Skol ID-kort med fotografi
- Voters registreringskort
- US Militärt kort eller utkast rekord
- Militärberoende ID-kort
Lista C (Dokument som endast fastställer anställningsberättigande)
- Kontonummer för socialförsäkring utan anställningsbegränsningar
- Original eller certifierad kopia av ett födelsecertifikat med en officiell segel utfärdat av en stat eller kommunal myndighet
- Certifiering av födelse utomlands
- US Citizen ID Card
- Native American tribal dokument
- Form I-94 som tillåter anställning hos denna arbetsgivare (för utlänningar som är behöriga att arbeta endast för en viss arbetsgivare)
- Konsulär rapport över födelse utomlands (Form FS-240)
När behöver du inte fylla i en I-9-blankett
Sedan lagen inleddes den 6 november 1986, är de flesta betalda arbetstagare skyldiga att skicka in I-9 blanketter. Det finns emellertid några undantag från regeln. Du behöver inte en I-9 formulär om du:
- Anställdes den 6 november 1986 och fortsätter i sin anställning med en förväntan att fortsätta med ditt företag i framtiden.
- Du är anställd för "vardagligt hemarbete", som barnpassning, sköljning eller städning, i ett privat hem på intermittent basis.
- Du är en oberoende entreprenör.
- Du arbetar inte fysiskt i USA.
Nej I-9 Dokumentation?
En anställd som inte framlägger det nödvändiga dokumentet eller ett kvitto för ett ersättningsdokument (i händelse av förlorade, stulna eller förstörda handlingar), inom tre arbetsdagar efter det att anställning börjar, kan avslutas. En anställd som visar ett kvitto har nittio dagar att lägga fram originalhandlingarna.
I-9 Form Reverification Process
Förenta staternas medborgare I-9-formulär är giltiga på obestämd tid, såvida inte ett anställningsavstånd överstigande ett år uppstår. Utländska medborgare på arbetsvisum eller studenter och utbytesbesök måste ha sina I-9 bekräftade med varje förlängning eller efter att deras visum har upphört med ett nytt tillstånd för arbetstillstånd utfärdas.
I-9-formulär måste behållas av arbetsgivaren för tre år efter en anställdes startdatum eller ett år efter det att hans eller hennes anställning upphört, vilken tidpunkt som helst senare.
Antidiskrimineringsklausuler
IRCA innehåller också antidiskrimineringsklausuler. Enligt IRCA kan amerikanska medborgare, fasta invånare och asylsökande lagligt tillåtas att arbeta i USA juridiskt inte kan nekas anställning eller tvingas avslutas på grundval av ursprung eller medborgarskap. Dessutom måste arbetsgivare acceptera något av de nämnda dokumenten för I-9-formuläret så länge dokumenten är original eller certifierade kopior. IRCA är verkställbart för alla arbetsgivare med tre av fler arbetstagare.
Arbetsgivarverifiering av I-9 Information
Arbetsgivare kan verifiera en anställd I-9 information online för att undvika böter eller påföljder genom att använda E-Verify-systemet. Detta är en online-tjänst som tillhandahålls av den federala regeringen som jämför information från en anställds formulär I-9, Verifiering av anställningsberättigande, till information från US Department of Homeland Security och Social Security Administration för att bekräfta anställningsberättigande.
Påföljder för arbetsgivare som anställer obehöriga arbetstagare
Arbetsgivare som anställer obehöriga arbetstagare kan bötes mellan $ 250 och $ 5.500 per arbetare beroende på svårighetsgraden av situationen. Att acceptera bedrägliga dokument kan också leda till att ett företag betalar mellan $ 375 och $ 3.200 för det första brottet, och dubbla det senare per dokument för ytterligare händelser.
Slutligen kan arbetsgivare bötes eller utsättas för andra konsekvenser för diskriminering på grundval av medborgarskap, nationellt ursprung, dokumentbedrägeri eller avslag eller förtal.