Det här är stegen och övervägandena vid val av en HRMS-lösning
Att undersöka företagsteknik kan vara en skrämmande uppgift och hitta ett HRMS-system (Human Resources Management System) som uppfyller dina företags unika behov och erbjuder lätt acceptans av dina anställda, kan utgöra en utmaning.
För att påbörja denna process föreslår vi att utforska en webbaserad HRMS-lösning som undviker fallgroparna för ett dyrt inköp av program, internt IT-engagemang eller en lång genomförandeprocess.
Fastställande av behovet av en HRMS-lösning
Innan du väljer en HRMS-lösning måste du identifiera dina företagsbehov, processer och kort och långsiktiga mål. Inklusive HR-personal, som hanterar din nuvarande HR-verksamhet, är i processen också kritisk, eftersom det kommer att påverka embracement mot övergivande.
Oavsett organisationens storlek kan den dagliga löneförvaltningen, fördelarna med administration, utbildning och andra ständigt förändrade HR-behov också vara utmanande. webbaserade HRMS-plattformar erbjuder attraktiva möjligheter för många organisationer, särskilt små och medelstora företag (SMB) som söker en centraliserad, integrerad och kostnadseffektiv lösning.
Att ge anställda möjlighet till självbetjäning ger betydande tidsbesparingar för administratören eller avdelningen. Med hjälp av en webbaserad HRMS kan medarbetare enkelt komma åt systemet för att skriva ut en lönestav, W-2, anmäla sig till anställda, visa sin betalda ledighet och uppdatera personlig information. Att tillhandahålla realtids tillgång till viktig information ger anställda och HR-chefer verktyg för att eliminera onödigt HR-arbetsflöde.
Säkerhet och HRMS-lösningen
Av avgörande betydelse när man omfattar webbaserade HRMS-system är säkerhet, särskilt när det gäller att skydda företagsuppgifter och anställdas privatliv. När du väljer en HRMS-lösning, se till att den använder en säker överföringsmetod som Secure Sockets Layer (SSL) för att kryptera data eftersom den strömmar över det offentliga Internet.
Kontrollera sedan att lösenordspolicyn för programmet följer dina egna interna rutiner. Du vill inte att din HR-administratör ska använda ett lösenord som enkelt kan gissa. Detta kan lätt överskådas men skulle möjliggöra ett säkerhetsbrott som skulle äventyra integriteten i ditt företags data. Se till att programmet innehåller regler för att förhindra obehörig åtkomst.
Slutligen borde du verkligen ha inköp från ditt eget IT-ledarskap genom att integrera dem i utvärderingsprocessen med potentiella leverantörer när det gäller säkerhetspolicy, datatillgång och säkerhetskopierings- och återställningsförfaranden.
För att balansera säkerheten med tillgänglighet och skalbarhet borde du diskutera dina integrationsbehov med potentiella lösningsleverantörer också. Skew mot leverantörer med öppna databasplattformar (ODBC-kompatibla), till exempel Oracle eller Microsoft SQL Server, i motsats till proprietära eller mainframe-system. Detta ger mest flexibilitet, särskilt när du behöver integration med andra applikationer som ett omedelbart behov eller i framtiden när ditt företag växer.
Leta efter andra funktioner, inklusive XML (Extensible Markup Language) -support och robusta rapporteringsfunktioner för att säkerställa att du enkelt kan skicka information från en applikation till en annan. Det här är avgörande för en löneansökan, eftersom du troligtvis behöver flöden till bokföringspaket och tredje part inklusive pensionsplaner och förmånsleverantörer.
Spåra och hantera din mest värdefulla tillgång - dina anställda.
Genom att använda en webbaserad plattform kan du effektivisera hela HR-livscykeln från rekrytering och träning till löne- och förmånsadministration. Genom att konsolidera dessa processer i ett system kan små och medelstora företag proaktivt hantera HR-verksamheten och förbättra effektiviteten.
De flesta webbaserade HRMS-plattformar erbjuder mycket mer än HR och personalförmåner. Leta efter en lösning som erbjuder ett brett utbud av serviceerbjudanden, inklusive löneavgift, talangshantering, spårning av sökande, rekryteringsverktyg, prövning före anställningen, bakgrundskontroller, arbetsrättens resurser och kompetensutbildning. Robusta och användarvänliga rapporteringsverktyg är också kritiska.
Medan anställd tillgång till ett brett utbud av HR-livscykeltjänster är till hjälp för att effektivisera HR-processer är det extremt viktigt att välja en webbaserad HRMS-plattform som är lätt att använda. Anställda är mindre benägna att omfamna dessa tjänster om de är för komplexa. Håll det enkelt.
Oavsett bransch eller storlek kan en HRMS-plattform hjälpa små och medelstora företag att uppnå enastående effektivitets- och produktivitetsnivåer och kan erbjuda din organisation verktyg och tjänster för att vara konkurrenskraftiga. Detta ger dig en kanten genom att du kan fokusera på din kärnverksamhet.
Nyckeln till att hitta rätt HRMS-system är att välja en HR-affärslösning som är säker, välunderbyggd och utrustad för att hjälpa dig att nå dina mål. Med en centraliserad webbaserad HRMS-plattform för att stödja din HR-avdelning har du möjlighet att framgångsrikt spåra, hantera och kontrollera din mest värdefulla tillgång, dina anställda.