Lämna inte ditt meddelande i någon annan hand
Att skapa rätt svar på e-post för när någon skickar e-post till dig, medan du är ute på mammaledighet, är viktig. Detta meddelande skapar en personlig gräns som berättar för avsändaren att du inte kommer att vara tillgänglig under din ledighet och vem de kan kontakta under din frånvaro. När du ställer in ditt kontorsmail före tid kan du ta din tid att skriva den. På så vis kommer du att vara säker på ditt meddelande och dina medarbetare och kunder kommer att känna sig omhändertagna medan du är ute.
Här är mer av en förklaring som hjälper dig att förstå vikten av ditt "out of office" -meddelande och varför du borde planera lite tid att arbeta med det.
Det ställer förväntningar ... för alla
(Förhoppningsvis) tar du en mammaledighet efter att din baby är född. Den här gången från kontoret är privat och mycket speciell. Du kommer aldrig få den här tiden tillbaka med din nyfödda. Någonsin. Så det är viktigt att skydda denna period i ditt liv.
Du vet hur det känns att få ett arbetsmail när du är på semester, eller hur? Du känner dig tvungen att skicka ett snabbt svar! Men medan du är på semester har du inte riktigt tid för ett "snabbt" svar.
Du och din familj välkomnar en annan medlem i världen. Denna tid av bindning kommer att fyllas med sömnlösa nätter, ett oförutsägbart schema, hormonfluktuationer, doktorsavhandlingar, besökare och vem vet vad mer. Det kommer också att finnas en bra förändring inom dig och alla runt omkring dig som du vill hantera.
Skriva e-postmeddelanden under dessa förhållanden kommer inte att producera ditt bästa arbete. Meddelandet "out of office" skyddar dig mot arbetsavbrott och dåligt genomtänkta e-postmeddelanden.
Inställningsgränser är ett måste under denna tid. För att hjälpa till med att sätta ditt arbetsliv i spärr ställer du en ny prioritet att din nyfödda och allt som kommer med den kommer först.
När du skapar det rätta ur kontorsmeddelandet förstår dina kunder, medarbetare och alla andra som försöker nå dig förstå vad din nya prioritet är och förhoppningsvis kommer inte att korsa den.
Så hur skapar du ett fantastiskt "stör inte" meddelande för att skydda en sådan speciell tid?
Ge ditt "Out of Office" -meddelande lite tanke
När du är ungefär 26 veckor börjar gravid med att arbeta med ditt meddelande "Out of Office". Om du får möjlighet att spara en titel för det här meddelandet, titel det "Föräldraledighet - Utanför kontoret".
Att förbereda meddelandet i förväg ger dig mer kontroll över vad ditt meddelande kommer att säga. Du är den som känner till ditt jobb, som kommer att ta över ditt ansvar och när du kan vara tillbaka till kontoret. Bestäm om du vill säga att du kommer att vara tillbaka på en viss dag, under en viss vecka, eller inte nämna ett datum alls. Om du inte ger en specifik person kan avsändaren kontakta, bestämma om du vill nämna din chefs e-post eller ett telefonnummer som de kunde ringa.
När du skapar det här meddelandet i förväg sparar du alla, inklusive dig själv, tid och energi. Du kan behöva lämna kontoret oväntat (du vet att du ska leverera din baby) så att meddelandet är upprättat ger din IT-administratör eller din chef ett beredd meddelande att använda.
Vill du att IT eller din chef ställer in tonen i det här meddelandet? I helvete heller!
När meddelandet "out of office" är sparat berätta din chef. De kommer att älska att höra att du är beredd på din utgång och det är en mindre sak de behöver göra för att stödja dig.
Saker att inkludera i ditt meddelande
Nedan visas ett meddelande "out of office" som du kan använda. När du har aktiverat meddelandet i din e-postprogramvara svarar det automatiskt på alla e-postmeddelanden som skickas till dig under en angiven tid du ställt in.
Det är upp till dig om du vill informera mottagare vart du är. Du kan helt enkelt säga att du är "out of office" eller du kan informera dem om att du är på din mammaledighet. Om du föredrar att inte informera alla att du är på mammaledighet, raderar du helt enkelt de tre orden "för mammaledighet". Du kan använda en variant av det här mejlmeddelandet för längre semester eller affärsresor!
Var du ser (parentes), sätt in lämpliga ord eller fraser för dina omständigheter.
Tack för ditt email. Jag är ute av kontoret på mammaledighet tills (datum du förväntar dig att återvända).
Om du behöver omedelbar hjälp vänligen kontakta (namn på kollega som täcker för dig, med kontaktuppgifter, din chefs e-post eller ett telefonnummer).
(Om du har vissa projekt täcker du projektnamnet och personen som täcker dig).
Om din fråga inte är brådskande svarar jag på ditt mail när jag återvänder.
Vänliga Hälsningar,
(Ditt namn)