Du kan planera, leda och hantera ett möte för att producera resultat
Människor spenderar så mycket tid i möten som gör mötetid till hållbara resultat en prioritet för framgångsrika organisationer. Åtgärder som lyckas med möten kräver ledning av mötesledaren före, under och efter mötet.
Om du utnyttjar dessa tolv möteshanteringstips fungerar dina möten och team bättre och ger bättre resultat.
Före mötet
Åtgärder före mötet fastställer grunden för att uppnå mötesresultat. Du kan göra all nödvändig uppföljning, men utan förarbetet kommer du inte att lyckas.
Planera stämman. Effektiva möten som producerar resultat börjar med smart planering. Först identifiera om du behöver andra anställda för att hjälpa dig att planera mötet (dvs. dra in personer från några avdelningar). Välj sedan vad du hoppas åstadkomma genom att hålla mötet och skapa genomförbara mål för ditt möte.
De mål du ställer in kommer att skapa ramarna för en effektiv mötesplan. Som Stephen Covey säger i de mycket effektiva människornas sju vanor, "Börja med slutet i åtanke". Ditt mötesmål kommer att avgöra mötesfokus, mötesagendan och deltagarna måste du delta i mötet.
Se till att du behöver ett möte. Det kan låta bakåt, men när du har utvecklat din mötesplan, se till att ett möte är ett lämpligt fordon för att uppnå de mål du etablerat. Hållande möten är ett dyrt satsning när man betraktar de deltagare som kan faktureras. Gör allt för att bestämma att ett möte faktiskt är det bästa sättet att lösa problemet, förbättra processen eller skapa en lång- eller kortsiktig strategi för ditt lag eller avdelning.
Säkerställa lämplig deltagande vid stämman. Om ett möte är det lämpliga sättet att uppnå dina mål, kolla med deltagarna, vars närvaro är nödvändigt för att mötet ska lyckas. Det kan låta som en no-brainer, men det går upp den savviest ledaren-de viktigaste deltagarna måste vara tillgängliga för att delta i mötet.
Ibland skickar folk delegater i deras frånvaro. Om en delegat deltar i en avgörande beslutsfattares plats, se till att den utsedda personalen har befogenhet att fatta slutliga beslut som kan skrivas av. I annat fall skjuta upp mötet.
Distribuera och granska förarbetet före mötet. Hur många möten har du deltagit som startade med mötesinstruktören som skickade ut ett pappersark eller gjorde en PowerPoint-presentation för att starta för diskussion? Detta är frustrerande på grund av att komma ner till mässing taktik, mötet blir en grupp som läses in - knappast produktiv.
Du kan göra möten mest produktiva och säkerställa resultat genom att tillhandahålla nödvändiga förarbeten före mötet. Att ge förarbeten, diagram, grafer och läsningsmaterial 48 timmar innan ett möte startar innebär att alla kommer beredda att hoppa direkt in.
Dokumentation som hjälper dig att uppnå mötesmålen kan innehålla följande:
- rapporter och data
- diagram och länkar till konkurrensinformation
- månad till försäljning
- produktionsplaner
- Microsoft PowerPoint-bilder som illustrerar viktiga diskussionspunkter
- mötesprotokoll, noter och uppföljning från tidigare möten eller relaterade möten och projekt
Under mötet
Under mötet, om du använder tiden på ett effektivt sätt, kommer du att bygga upp entusiasm för ämnet och skapa engagemang från deltagarna. Människor känner sig del av något som är större än deras dagliga utmaningar. Därför kommer ett väl underlättat, aktivt möte som sätter scenen för uppföljning att producera mötesresultat.
Effektiv mötesfacilitering. Mötesledaren sätter en positiv, produktiv ton för samspel mellan mötesdeltagarna. Effektiv mötesfacilitet börjar med en översyn av målen, eller de förväntade resultaten och agendan. Underlättaren hjälper gruppmedlemmarna att vara fokuserade och produktiva.
Mötesdesign och dagordning fastställde ramarna för mötet. En effektiv facilitator, som håller deltagarna på spåren, säkerställer uppnå förväntat, önskat resultat som ett resultat av mötet.
Involvera varje deltagare i genomförbara åtgärder. Varje arbetsgrupp har olika personligheter som dyker upp för möten. Du har tysta medarbetare såväl som personer som försöker dominera varje diskussionspunkt. Om du underlättar eller deltar i mötet måste du involvera varje deltagare i mötesprocessen.
Detta säkerställer att varje deltagare investeras i mötesämnet och kommer att följa upp. Du kommer att försöka leda hela lasten.
Skapa en effektiv mötesuppföljningsplan. Under mötet gör du en uppföljningsplan med åtgärdsposter. Effektiva planer inkluderar följande:
- Den specifika åtgärdsposten
- Namnet på den person som tog äganderätten för att utföra åtgärdsposten
- Åtgärdsdatum för aktionsobjektet
- Samförstånd om vad som utgör slutförandet av åtgärdsposten
Diskutera verkliga scenarier och hinder för framgång som lagmedlemmar kan uppleva när de försöker åstadkomma de objekt som är nödvändiga för att producera resultat. Om du behöver ett uppföljningsmöte, sätt in tiden innan deltagarna lämnar så att det finns på allas kalender.
Efter mötet
Åtgärder och planering före och under mötet spelar en stor roll för att hjälpa dig att uppnå förväntat, positivt och konstruktivt resultat. Dina handlingar efter mötet är lika viktiga. Uppföljning vid nästa planerade möte är aldrig tillräckligt för en investering för att säkerställa resultat.
Publicera mötesprotokoll. Publicera dina minuter och handlingsplan inom 24 timmar. Människor bidrar mest effektivt till resultat om de påbörjas direkt om åtgärdsposter. De har fortfarande ett nytt minne om mötet, de olika diskussionspunkterna och motiveringen för varje mötesobjekt.
En försening i fördelningen av minuter kommer också att påverka dina resultat eftersom de flesta väntar på att protokollet kommer fram innan de åtar sig sina åtaganden.
Effektivt möteuppföljning. Att respektera och observera tidsfrister och uppföljning hjälper dig att uppnå resultat från dina möten. Efter mötet ska varje person med ett åtgärdspaket göra en handlingsplan för att fullgöra sina åtaganden.
Oavsett om de skriver stegen i sin planerare, delegerar uppgifterna till en annan personal, eller avslutar uppgiften omedelbart, är den enskilda ansvarig för uppföljningen.
Och du kan förbättra mötesresultatet genom att följa upp med varje person mitt iväg mellan möten. Ditt mål är att kontrollera framsteg och se till att uppgifterna pågår.
Ansvar för uppföljning under nästa möte. Har du någonsin satt i ett uppföljningsmöte som bestod av att varje deltagare berättade för gruppen varför de inte lyckades nå sitt åtagande? Etablering av normen eller anpassning av ansvar för resultat börjar tidigt i din mötescykel.
Uppföljning av facilitator mellanväg mellan möten hjälper, men gruppen måste göra misslyckande med att hålla åtaganden oacceptabla. Låt deltagarna rapportera om framsteg och resultat vid nästa möte med förhoppningen att alla deltagare ska ha uppnått sina tillskrivna mål. Om en uppgift är stoppad, se vid nästa möte om det finns ett legitimt vägspärr att gå vidare och bestämma hur man ska gå vidare.
Uppmana mötesprocessen för kontinuerlig förbättring. Utövandet av debriefing varje möte är ett kraftfullt verktyg för kontinuerlig förbättring. Deltagarna vänder sig om vad som var effektivt, eller ineffektivt, om den nuvarande mötesprocessen. De diskuterar också de framsteg som de tycker att gruppen gör på det aktuella ämnet.