Att spara papper sparar dina hemaffärer pengar och sparar några träd också!
När det gäller papper, inte bara återvinna - minska och återanvända också - för att spara på papper och tryckkostnader. Varje gång du använder skrivaren spenderar du inte bara pengar på papper utan även på toner och bläck. När du sparar papper sparar du också på bläckpatroner. Och du kommer att skapa ett mer miljövänligt hemmakontor.
Det enklaste sättet att spara papper är förstås att skriva ut mindre saker. Det tar dock viss disciplin och ompröva för att detta ska fungera. Prova dessa 12 tips och spendera mindre på papper och toner.
Lär känna din skrivare.
Lär dig hur du använder din skrivare mer effektivt för att spara papper. Innan du skriver ut väljer du "förhandsgranskning" för att kontrollera om en rad kommer att orsaka att en annan hel sida ska skrivas ut.
Slå inte bara blinda på OK när dialogrutan Skriv ut visas. Minska utskriftsområdet till bara de sidor du behöver. Du kan också markera endast texten du behöver och välj "utskriftsval". Detta är särskilt användbart när du skriver ut från webbplatser eftersom du kan eliminera annonserna.
Om du har problem med att skriva ut, raderar du skrivarkön när du har åtgärdat problemet. På det sättet kommer din skrivare inte att spita ut de sex försök du gjorde innan du kom fram att du var ute av papper!
Använd en tablett eller e-läsare.
Om du skriver ut dokument eftersom det är lättare eller bekvämare att läsa dem på språng, bör du överväga att investera i en surfplatta eller e-läsare. Du kan använda dem för att läsa Word-dokument och PDF-filer och till och med göra anteckningar i dem i många fall.
Ta anteckningar, skärmdumpar och bokmärkes webbsidor.
När du tittar på en webbplats, notera informationen istället för att skriva ut en hel sida bara för ett telefonnummer eller en adress. Du kan också kopiera och klistra in information i ett Word-dokument eller annan organisationsprogramvara. Eller, om det är något du vill behålla för framtida referens, helt enkelt bokmärke det.
Proofread försiktigt!
Var noga med att kolla ditt arbete innan du trycker på utskrift. Om du hittar ett misstag, slå avbryt snabbt, så du har bara en felaktig sida. Om hela dokumentet skrivs ut innan du hittar felet, skriv om möjligt sidan med felet om möjligt.
Skicka elektroniska fakturor till kunder.
Detta kommer också att spara pengar på porto. Skriv inte ut en kopia för dina poster heller. Fil dem elektroniskt på din dator (men var noga med att säkerhetskopiera dina poster!). Medan du är på det, begära papperslösa uttalanden för dina räkningar för att göra ditt kontor så pappersfritt som möjligt.
Dela dokument online med gratis kontorsverktyg på nätet.
Använd dessa kostnadsfria kontorsverktyg för att skicka och ta emot dokument via webben. Dessa kan laddas ner och arkiveras på din hårddisk eller kvar på nätet så att du och dina kunder eller medarbetare kan göra förändringar utan att någonsin ha använt ett papper.
Skriv ut på båda sidor av papperet.
Det kan innebära att du konfigurerar ett dubbelsidig utskriftstillverkning (ibland kallad duplexutskrift). Det kan också innebära att du lägger ett nytt utskriftsjobb på baksidan av det gamla papperet. Fyll pappersfacket med gamla felaktiga utskrifter. När det är klart att du skriver ut, vänd ditt dokument över till fel sida och markera en linje genom det, så att du i framtiden inte kommer att slösa bort tid på att läsa på fel sida.
Medan du inte vill använda denna teknik för något du skickar ut till kunder, fungerar det bra för interna dokument.
Återanvänd gammalt papper.
Återanvänd papper om möjligt. Du kan inte bara skriva ut på baksidan, som förklarats ovan, men du kan använda den för många andra ändamål:
- Klipp den i halva för att göra skrotpapper för listor. (Cutting det hindrar det från att bli blandad med aktuella dokument, men du kan också bara markera en rad genom den.)
- Häfta den ihop för att bilda pappersböcker.
- Ge det till dina barn för att rita eller repa papper för mattehjälp.
- Torka det för att göra förpackningsmaterial.
- Om du använder elektroniska fakturor, spara de returkuvert som finns i dina räkningar och använd dem för att skicka in barnens lunchpengar eller till organiserade små föremål.
Justera dina marginaler.
Använd smalare marginaler, mindre teckensnitt och närmare linjeavstånd för att få mer till en sida. Längs samma linjer är ett tips för att spara på bläckpatroner för skrivare att använda "utkast" kvalitetsinställningen eller gråskalan vid utskrift.
Använd e-post mer; skriv ut det mindre.
Att skriva effektiv e-post är en viktig färdighet för en telekommutör, men ett bra arkivsystem för e-post är nästan lika viktigt. Om du skickar in och säkerhetskopierat på din hårddisk eller online, behöver e-postar sällan kräva utskrift. Ställ in mappar i din e-postklient och få ditt mail automatiskt sorterat. Du kommer inte bara spara papper; du sparar tid också.
Sätt din faxmaskin i vila.
Skicka och ta emot dokument som PDF-filer i stället för fax. Kvaliteten är bättre, och det är lättare, särskilt om du inte har en andra rad för faxet. Och om du har en andra rad, kan du bli av med den månadsräkningen.