Så här kommunicerar du förmåner till din personalstyrka
Vet dina anställda vilka fördelar ditt företag erbjuder? Kommunicerar du detta med befintliga anställda eller är det något de bara ser under rekrytering och ombordstigning? Har du en förmånskommunikationsplan för att hålla dem uppdaterade så att de inte lockas bort av konkurrenterna?
Hur väl kommunikerar ditt företag anställningsförmåner?
Enligt ADP HR / Benefits Pulse Survey on Employee Benefit Tools anser 80 procent av personal beslutsfattare att det är viktigt för anställda att förstå deras fullmäktige alternativ. Tyvärr uppskattar de att endast cirka 60 procent av deras anställda gör det. Detta indikerar en fördelning mellan HR-ledarnas förväntningar och verkligheten att många anställda inte förstår värdet av deras arbetsgivares sponsrade förmåner.
Ändra en mängd anställningsfördelar
Arbetsgivarna spenderar mycket tid och pengar och ser till att deras anställda har bästa möjliga fördelar. Det är en del av att se till att medarbetarna är glada och friska för att vara produktiva på jobbet. På grundval av den senaste forskningen spenderar organisationer i USA cirka $ 0, 43 för varje dollar av löneavgiften, bara för anställningsförmåner, inklusive hälso-, tand-, visions- och försäkringsförsäkring, livförsäkring, pensionskassor, optioner, betald ledighet och anställd biståndsprogram.
Dessa siffror tar inte ens hänsyn till de många andra förmåner och fördelar som företagen satsar på för att göra arbetsplatsen bättre. Till exempel är det svårt att placera en siffra på det värde som flexibla schemaläggningar, företagsrabattprogram och ledig arbetsdräkt har för anställda.
Samhället för Human Resources Management släppte det 2016 Employee Benefits forskningsrapport, som sammanställer 20 års personalbidragsdata. Rapporten belyser att arbetsgivarna jämfört med 1990-talet ger ett mycket rikare förmånspaket till anställda än någonsin tidigare - som ett resultat av att försöka öka behållningsgraden och förbättra rekryteringsinsatserna på en konkurrensutsatt marknad. SHRM fann att:
- År 2015 ökade andelen företag som erbjuder hälsofrämjande arrangemang från 43 procent till 50 procent.
- 72 procent av företagen ger tillgång till information och tjänster på begäran, jämfört med 54 procent på 1990-talet.
- Fler företag erbjuder finansiella bonusar, till exempel remissbonus och inloggningsbonus än fem år tidigare.
- 88 procent av organisationerna investerar i professionellt medlemskap för anställda jämfört med bara 65 procent för 20 år sedan.
- Nästan 60 procent av företagen erbjuder nu en viss nivå av telekommunikation 2016; 1996 var denna siffra cirka 20 procent.
Problemet är att företag inte gör tillräckligt för att kommunicera värdet av de program som de kan mäta så att anställda förstår. De begränsar ofta sina kommunikationsinsatser till specifika tider, som vid rekrytering, ombordstigning eller öppna anmälningsperioder.
Metoder för kommunikation av anställningsförmåner
Den goda nyheten är att i dagens teknologidrivna värld finns det flera sätt att kommunicera personalkostnader med din personalstyrka. Det är viktigt att notera att varje arbetsgivare vill utvärdera hur anställda föredrar att kommuniceras med och sedan utveckla planer för att utnyttja dessa resurser när de skapar kommunikation. Läs vidare för att lära dig några av de olika sätt som arbetsgivare delar information om förmånsplaner med anställda.
Tryckt och marknadsföring dokumentation
Från en sida som skrivs ut till fullskaliga marknadsföringskampanjer vänder sig många företag till skriftlig och tryckt dokumentation för att dela med sig av information om anställningsgruppers förmåner. Detta kan vara mycket effektivt eftersom informationen snabbt kan sprida sig till alla anställda när som helst på året. Marknadsföringskommunikation kan också köpas upp under topptider, till exempel öppen inskrivning och arbetstagare ombordbehandlande. Dessutom kan skriftlig och tryckt dokumentation av förmåner information redigeras när förmånsplanerna ändras.
Det är viktigt att notera att all skriftlig dokumentation ska innehålla tillgång till planera detaljerad förklaring av förmåner som tillhandahålls av planadministratörer. Skapa en uppsättning utskrivna förmånsdokument för anställda som inkluderar kursplaner och täckningsbelopp; och en separat uppsättning dokument som är utformade för att ge grundläggande förmånsinformation till kandidater innan de rekryteras för anställning. Om din arbetsplats är multikulturell kan du också skapa en uppsättning dokument som är översatta till andra språk för att enkelt kunna kommunicera fördelar för alla anställda.
Benefit Information Meetings
Oavsett om hanteras informellt eller via formella sessioner som underlättas av dina förmånsplan administratörer kan förmånsmöten vara ett effektivt sätt att få planinformation och frågor som besvaras snabbt. Gör det till en policy att alla nya anställningar får chansen att prata med en förmånsplanadministratör innan de väljer några förmåner för det kommande året.
Din förmånsansvarig på plats kan också vara tillgänglig för att planera möten med anställda om de har specifika frågor om hur man använder sina förmåner. Detta kan vara särskilt viktigt om det finns problem med anspråk. Under öppen inskrivning, se till att ditt administrativa planlag finns tillgängligt för att prata om viktiga uppdateringar av förmånsplanen och uppmuntra fler anställda att delta i koncernens erbjudande.
Digitala kommunikationsmetoder
Vi bor nu i en värld där digital kommunikation har blivit norm. Digital kommunikation innehåller e-postmeddelanden, textmeddelanden, snabbmeddelanden, mobilappar och mer. Tänk på hur du kan få information om fördelar ut till dina anställda regelbundet för att påminna dem om alla förmåner som de har tillgång till.
Till exempel, under årets första del, kommer många av dina anställda att tänka på att passa eller nå viktiga hälsomål. Använd den här tiden som ett tillfälle att dela information om företagets hälsoprogram eller hur företaget har åtagit sig att hjälpa anställda att sluta röka.
Under sommarmånaderna kanske du vill ha information om att vara säker och familjedäckning. Öppna inskrivning kan vara en bra tid att dela information om de nya fördelar som anställda har tillgång till och inkludera information om hur de kan lära sig mer. En bra tommelfingerregel när du använder digital kommunikation är att hålla meddelanden kort och till punkten.
Portföljer och webbplatser för företagsförmåner
ADP-studien uppskattade att nio av tio stora företag och sju av tio medelstora företag har en webbaserad förmånsportal för värd för personalförmåner information och resurser. Detta är ett säkert sätt för arbetsgivare att dela med sig av viktiga förmåner och instruktioner för inskrivning av förmånsplaner. Förmånswebbplatser måste krypteras till högsta möjliga nivå och utformas med en inloggningsprocess för att skydda personlig hälsoinformation och annan information, låst bakom användaruppgifter.
Att få ut mesta möjliga av en webbplatsportal för förmånskommunikation kan innefatta:
- Inrätta ett enkelt system för att komma åt portalen online och via mobila enheter
- Att lägga till värdefullt innehåll som relaterar till de anställdas förmåner och välbefinnande
- Tillhandahåller ett centralt kontaktnummer där anställda kan få direkt hjälp
- Dela uppdateringar och planera dokument som kan laddas ned på begäran
- Länka fördelarwebbplatsen till företagets intranät
- Att säkerställa webbplatsen är 508-kompatibel så att alla anställda har tillgång
- Inkludera innehåll som är lätt att översätta till andra språk
- Lägga till en ordlista med grundläggande förmånsterminologi och ett bibliotek med förmånsämnen
Sociala nätverkskommunikationer
Sociala nätverk kan också vara ett mycket effektivt sätt att kommunicera personalförmåner. Många anställda anser att detta är ett vänligt sätt att kommunicera med HR. Varje företag ska ha tillgång till sin egen företagsida eller åtminstone skapa en för att kommunicera viktiga uppdateringar, inklusive information om förmånsplaner.
Välj från ett av de stora sociala medierna som Facebook eller Twitter för detta ändamål. Dessa sociala medier gör det möjligt för största möjliga delning och val av innehåll. Tilldela en förmånsadministratör och en medlem av marknadsföringsgruppen att arbeta tillsammans för att skapa förmåner som uppmuntrar deltagande i gruppplanerna. Dela tips om hälsa och välbefinnande, tips om ekonomiskt ansvar och uppdateringar av inskrivningsperioder. Inkludera succeshistorier och bilder av anställda som uppfyller sina hälsoproblem.
Totala kompensationsutlåtanden
För att få större inverkan vid kommunikation av förmåner rekommenderas att ditt företag senast utfärdar en årlig redogörelse för total ersättning till alla anställda. Detta är ett dokument som är organiserat av lön, förmåner och andra förmåner som företaget erbjuder till anställda. Det är ett skriftligt dokument som visar i svart och vitt hur mycket företaget investerar i varje anställd.
Som framgår av forskningen inser många anställda inte hur mycket arbetsplatsen gynnar dem så att ett kompensationsutlåtande kan skapa en meningsfull dialog mellan dig och anställda. Om du inte är säker på hur du skapar en total belöning eller kompensation, arbeta med en tredje part för att organisera alla dina data i ett centralt dokument. Ge en snailbrevkopia av det totala kompensationsbeviset samt en digital kopia som du kan maila till anställda. Läs mer om totala kompensationsutlåtanden här.
Slutliga tankar på fördelar Kommunikation Bästa praxis
Ovanstående tips är bara några exempel på sätt att förbättra din kommunikation kring personalförmåner. Kom ihåg att inte anta att anställda automatiskt vet hur mycket företaget har investerat i deras välbefinnande.
Så antar inte att de förstår ens grundläggande förmånsterminologi. När du kommunicerar med dina anställda, håll sakerna enkla och i termer som de kan förstå. Om det finns komplexa begrepp som behöver ytterligare förklaring, använd din webbportal för att skapa en terminologi som de kan granska när det behövs.
Det är viktigt att planera så tidigt som möjligt före toppperioder för registrering för att öka chanserna att anställda kommer att förstå sina fördelar. Använd en mängd olika medier eftersom varje generation och kultur absorberar information annorlunda.
Sök support från din förmånsplanadministratör när du samlar ytterligare material inklusive marknadsföringsmaterial och planera sammanfattande dokument. Var kreativ och håll anställda fördelar vänliga. Genom att följa ovanstående råd kommer du att bli mer framgångsrik när du överför värdet av förmånerna till dina anställda så att de kommer att utnyttja dessa anställningsförhållanden.