En lägesrapport består av en rubrik, en sammanfattning, en beskrivning av de mindre komponenterna, en indikation på när nästa rapport ska betalas. Du skulle skriva rapporten efter denna mall och sedan skicka den till din chef eller annan rapporterande överordnad som utsetts.
Rubrik
Rubriken innehåller identifierande information för rapporten. Du kommer att ange titeln, datumet på vilket rapporten publiceras, stoplight-statusen för vad du rapporterar om (röd, gulgrön) och den övergripande metriska, kanske procentvis komplett, planera mot faktiska. Obs! En lägesrapport som denna används oftast för projekt, men kan också användas för att rapportera om andra saker. Om du till exempel har fått till uppgiften att minska antalet timmar per ritning för ett ingenjörsföretag, skulle du använda en lägesrapport för att visa dina framsteg när det gäller att minska antalet timmar per ritning.
- Titel: Progress X Progress Report
- Datum: 30 maj 20xx
- Status: Grön
- Procent Slutfört: 63 faktiska, 59 plan.
Executive Summary
Du skriver sammanfattningen senast. Detta är sammanfattningen av alla huvudpunkter som anges nedan i rapporten. Beroende på din målgrupp är det ibland en sammanfattning begränsad. Det beror på din publik, antalet personer som får rapporten och deras nivåer inom organisationen. En sammanfattning riktar sig till de ledande befattningshavarna som kanske inte har tid att läsa hela rapporten. Om din rapport riktas till din närmaste handledare, förväntas han eller hon läsa rapporten och att sammanfattningen kanske inte behövs.
Om det här är en rapport som distribueras i stor utsträckning till många chefer i hela organisationen, kan det dock vara nödvändigt att inkludera en sammanfattning för de personer som inte har tid att läsa hela rapporten.
Framsteg av komponentstyckena
Detta är huvuddelen av rapporten. I det här avsnittet i rapporten redogörs du för dina framsteg i alla projektets delar. Du listar dina framsteg och prestationer när det gäller alla mätvärden under denna tidsperiod. Du visar vad din plan är för nästa tidsperiod. Och då listar du inte bara blockerarna utan också vilka ansträngningar du tar för att rensa dem. Slutligen visar sektionen vilka ytterligare hjälp som behövs från din chef eller annan mottagare av lägesrapporten.
Sammanfattning
Rapportens kropp följs av i sammanfattningsavsnittet. Den innehåller färre detaljer än de framsteg som rapporterats i föregående avsnitt. Du skulle inkludera samma information, statistik, prestationer, planera för nästa period och eventuella blockerare, men ge färre uppgifter för varje kategori. Exempelvis kan sammanfattningen vara en enda mening, som "alla leveranser är i tid", medan framstegsskrivningen i föregående avsnitt kan säga "Leverans A, förfaller på xx / xx / xx kommer att levereras tre dagar tidigt.
Rapport Y kommer att levereras i tid på xx / xx / xx. Och rapportera C, fördröjd i två veckor medan man väntar på grafiken, förväntas nu levereras på sitt reviderade förfallodatum för xx / xx / xx. "
Nästa rapport förfallodatum
Här listar du när nästa rapport kommer att skickas ut. Om det här är en veckovisrapport, skulle du till exempel visa nästa rapporteringsdatum som en vecka efter. För en månadsrapport skulle du visa datumet nästa månad när rapporten skulle skickas ut. Personer som får rapporten kommer att förvänta sig att dessa data är lika korrekta som uppgifterna i rapporterna.
Slutsats
Din framstegsrapport består av den frivilliga sammanfattningen, rapporteringen av utvecklingen av alla komponenter inom projektet, den detaljerade sammanfattningen och tidslinjen. Gör dem så exakta som möjligt.